Protection de vos données personnelles

La présente déclaration relative à la protection de la vie privée fournit des informations concernant le traitement et la protection de vos données à caractère personnel.

Opération de traitement: Plateforme de participation des citoyens

Responsable du traitement des données: Commission européenne, direction générale de la communication 

Unité COMM.B.3

Référence d'enregistrement:  DPR-EC-23208

1. Introduction

La Commission européenne (ci-après la «Commission») s'engage à protéger vos données à caractère personnel et à respecter votre vie privée. Elle recueille et traite des données à caractère personnel conformément au règlement (UE) 2018/1725 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2018 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions, organes et organismes de l’Union et à la libre circulation de ces données [abrogeant le règlement (CE) n° 45/2001].

La présente déclaration de confidentialité explique la raison du traitement de vos données à caractère personnel, la façon dont nous recueillons, traitons et protégeons toutes les données à caractère personnel fournies, la manière dont les informations sont utilisées ainsi que les droits que vous pouvez exercer à l’égard de vos données à caractère personnel. Elle indique aussi les coordonnées du responsable du traitement des données avec qui prendre contact pour exercer vos droits, du délégué à la protection des données et du Contrôleur européen de la protection des données.

La présente déclaration relative à la protection de la vie privée concerne le traitement de données à caractère personnel auquel procède la Commission dans le cadre de la gestion de la plateforme de participation des citoyens par l’unité COMM.B.3 de la direction générale de la communication et par les unités responsables des activités de traitement liées à la plateforme de participation des citoyens dans les services compétents de la Commission.

2. Pourquoi et comment vos données à caractère personnel sont-elles traitées?

Le traitement a pour finalité de faciliter le fonctionnement et la gestion de la plateforme de participation des citoyens. La plateforme de participation des citoyens est une initiative de la Commission européenne qui réunira des citoyens de toute l’Europe pour débattre ensemble des futures politiques de l’Union européenne.

En particulier, la collecte et le traitement ultérieur de données à caractère personnel sont nécessaires pour:

• faciliter la procédure d’enregistrement et l’accès à la plateforme de participation des citoyens;
• fournir aux participants des informations utiles sur les événements prévus et faciliter la participation aux activités en ligne organisées dans le cadre des interactions de la Commission européenne avec les citoyens, à savoir les panels de citoyens de l’Union et d’autres formats d’échanges;
• mener des activités de communication telles que l’envoi de courriers électroniques et d’invitations (ce qui implique la gestion de listes de contacts pour la correspondance);
• rassembler les conclusions des débats en un seul endroit;
• échanger des documents relatifs à la plateforme de participation des citoyens à des fins de communication et de planification, obtenir une vue d’ensemble interne des événements, assurer la communication sur les événements futurs et établir les statistiques;
• produire la documentation de la plateforme de participation des citoyens et publier des rapports, avis, comptes rendus et actualités;
• procéder à des enregistrements audio et vidéo d’orateurs, de participants et d’organisateurs, qui peuvent être publiés sur la plateforme de participation des citoyens/l’internet/l'intranet dans le contexte des activités organisées dans le cadre de la plateforme de participation des citoyens;
• élaborer des statistiques et des analyses;
• assurer le fonctionnement et la maintenance de la plateforme de participation des citoyens.

La plateforme de participation des citoyens est une interface utilisateur web interactive permettant aux citoyens et organisations de participer activement aux activités en ligne de la plateforme (pour s’inscrire à un événement, publier des informations sur la plateforme (ordres du jour, rapports, etc.), soumettre et discuter des idées et approuver ou commenter les contributions d’autres utilisateurs, par exemple). La plateforme de participation des citoyens est gratuite et accessible au public. Tous les utilisateurs, enregistrés ou non, peuvent accéder à la plateforme de participation des citoyens pour la consulter (une adresse IP et/ou un identifiant d’appareil sont nécessaires pour naviguer sur le site web). L’enregistrement préalable est nécessaire pour soumettre des contributions sur la plateforme de participation des citoyens.

Le contenu mis à disposition par l’intermédiaire de la plateforme de participation des citoyens peut être traité par un système automatisé d’analyse de contenu pour aider les analystes à comprendre de grands volumes de texte saisi et pour détecter d’éventuelles tentatives de désinformation et d’autres formes de manipulation des discussions. Dans le cadre de la plateforme de participation des citoyens, cet outil d’analyse de contenu sera utilisé pour: 

• aider les analystes humains à comprendre les contributions à la plateforme de participation des citoyens (en mettant en exergue les sujets émergents, en organisant les contributions en différentes catégories, ou en percevant les émotions et les valeurs exprimées dans le texte, par exemple), en vue de contribuer à générer des résultats de recherche concernant les politiques et les avis, et produire des statistiques;
• détecter et mettre en évidence les contenus potentiellement problématiques publiés sur la plateforme de participation des citoyens (notamment d’éventuelles tentatives de désinformation ou manipulation des discussions et de l’opinion publique dans le contexte de la plateforme, y compris des recherches sur la détection des discours de haine et de l’extrémisme violent);
• entraîner le système d’analyse de contenu utilisé pour la classification des sentiments, des émotions, des éventuels éléments de désinformation et d’autres caractéristiques du texte, y compris les recherches relatives à l’extraction d’informations à partir de grandes quantités de texte dans de nombreuses langues, et en améliorer les performances. 

Le système d’analyse de contenu évaluera uniquement le contenu soumis par l’intermédiaire de la plateforme de participation des citoyens. Il s’agira notamment de réponses pseudonymisées au questionnaire sociodémographique et d’autres contenus (publications, commentaires, approbations et votes) soumis sur la plateforme (y compris les métadonnées associées, telles que l’heure et la date d’une contribution). Il convient de noter que le système ne recueillera en aucun cas les données à caractère personnel nécessaires à l’enregistrement (prénom, nom et adresse électronique, par exemple), sauf si elles sont mentionnées explicitement dans les commentaires, publications et autres contributions publiques effectués par les utilisateurs eux-mêmes. Chaque utilisateur se verra attribuer un identifiant unique afin d’éviter toute possibilité d’identification d’une personne concernée.  

3. Quelles sont les bases juridiques du traitement de vos données à caractère personnel?

1- Le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investi l’institution ou l’organe de l’Union [article 5, paragraphe 1, point a), du règlement (UE) 2018/1725].  

Le traitement de données à caractère personnel est nécessaire pour faciliter le fonctionnement et la gestion de la plateforme de participation des citoyens. 

Conformément à l’objectif général énoncé à l’article 11, paragraphe 1, du traité UE, à savoir favoriser un exercice démocratique majeur mené à l'échelle de toute l'Europe et rapprocher les citoyens de l’Union européenne, ainsi qu’aux obligations d’ouverture, de transparence et d’accessibilité prévues à l’article 15 du TFUE. 

L’un des objectifs de la Commission est de promouvoir la démocratie européenne et de fournir aux citoyens et aux associations représentatives les moyens de faire connaître et de partager publiquement leurs avis dans tous les domaines d’action de l’Union. Plus précisément, les dialogues civils horizontaux sont susceptibles d’étendre et de renforcer le modèle de démocratie européen en favorisant le débat démocratique multilingue et en contribuant à la participation des citoyens au processus décisionnel de l’Union, ainsi qu’en renforçant la visibilité de la contribution de l’Union pour les citoyens.  

Le meilleur moyen d’atteindre ces objectifs est de mettre en place des plateformes numériques permettant des échanges horizontaux et la participation des citoyens aux activités démocratiques et politiques de l’Union. La plateforme de participation des citoyens doit permettre aux citoyens de partager leurs idées et de soumettre leurs contributions en ligne. Elle doit centraliser toutes les activités et constituer une nouvelle forme de forum public multipartite, le plus adapté à l’échange des propositions pour les citoyens et la société civile. Il s’agit d’un espace permettant de définir les valeurs, principes et objectifs du projet européen, d’y réfléchir et d’en s’inspirer, de créer une sphère publique européenne en contribuant à combler le fossé entre décideurs et citoyens et d'exploiter les possibilités de participation constructive des citoyens.

Les actions de communication liées à des priorités de communication spécifiques annuelles ou pluriannuelles établies dans le discours sur l’état de l’Union de la présidente de la Commission sont considérées comme des tâches qui découlent des prérogatives de la Commission sur le plan institutionnel, comme prévu à l’article 58, paragraphe 2, point d), du règlement (UE, Euratom) 2018/1046 du Parlement européen et du Conseil du 18 juillet 2018 relatif aux règles financières applicables au budget général de l’Union, modifiant les règlements (UE) n° 1296/2013, (UE) n° 1301/2013, (UE) n° 1303/2013, (UE) n° 1304/2013, (UE) n° 1309/2013, (UE) n° 1316/2013, (UE) n° 223/2014, (UE) n° 283/2014 et la décision n° 541/2014/UE, et abrogeant le règlement (UE, Euratom) n° 966/2012 (JO L 193 du 30.7.2018, p. 1). 

2- La personne concernée a consenti au traitement de ses données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités spécifiques [article 5, paragraphe 1, point d), du règlement (UE) 2018/1725].  

Pour certaines activités de traitement, le consentement de la personne concernée est nécessaire. Conformément à l’article 3, point 15), et à l’article 7 du règlement (UE) 2018/1725, le consentement doit être libre, spécifique, éclairé et univoque; 

Votre consentement est nécessaire pour: 

• l’enregistrement et l’accès à la plateforme de participation des citoyens;
• la participation aux activités en ligne de la plateforme de participation des citoyens (par exemple, pour la soumission des contributions sur la plateforme);
• la réception de la lettre d’information par l’intermédiaire de l’outil «Newsroom» de la Commission (référence d’enregistrement DPR-EC-03928).

Nous avons obtenu votre consentement direct lors de l’inscription sur la plateforme de participation des citoyens.

4. Quelles sont les données à caractère personnel qui sont recueillies et traitées? 

Selon les circonstances et votre activité sur la plateforme, le responsable du traitement des données peut recueillir et traiter des données relevant des catégories suivantes: 

1- Données recueillies auprès de tous les utilisateurs (enregistrés ou non): identifiants en ligne (adresse IP et identifiant de l’appareil), recueillies uniquement à des fins de sécurité.  

Lorsque vous accédez à un site web de la Commission européenne, cette dernière reçoit l’adresse IP ou l’identifiant de l’appareil utilisé pour accéder à ce site, ces données constituant des exigences techniques essentielles.  

Sans ce traitement, vous ne pourriez pas établir de connexion technique entre vos appareils et l’infrastructure de serveurs gérée par la Commission européenne et vous ne seriez donc pas en mesure d’accéder aux sites web de la Commission européenne. Pour de plus amples informations, veuillez consulter la notification DPR-EC-00083 dans le registre des traitements de données à caractère personnel du domaine europa.eu.

2- Données recueillies auprès de tous les utilisateurs:

Obligatoire

• Nom (prénom et nom de famille)
• Pseudonyme
• Adresse électronique 

Facultatif

• Données à caractère personnel nécessaires à des fins statistiques et de déclaration
• Sexe
• Nationalité
• Tranche d'âge
• Pays de résidence
• Activité professionnelle
• Formation et expérience professionnelle
• Degré d'urbanisation subjectif (zone rurale/métropolitaine). 

3- Contenu publié par les utilisateurs enregistrés (les utilisateurs enregistrés de la plateforme peuvent en tout état de cause fournir des informations supplémentaires, dont certaines peuvent contenir des données à caractère personnel): 

• Avis et autres contributions* publiés sur la plateforme de participation des citoyens
• Engagement, sensibilisation et sentiments (le fait d’approuver explicitement des propositions relatives à des politiques, des commentaires ou des contributions d’autres participants, par exemple).  

4- Les catégories de données traitées par l’application EU Login (IAMS) sont décrites dans la notification correspondante DPR-EC-03187. 

* Aux fins de cette opération de traitement, les contributions comprennent toute idée, tout commentaire, tout avis et tout message soumis par les utilisateurs de la plateforme de participation des citoyens.

Étant donné le caractère éventuellement sensible de vos données, vous êtes invité(e) à faire preuve de vigilance lorsque vous apportez une contribution sur la plateforme de participation des citoyens.

Veuillez noter que la Commission n’attend pas des utilisateurs de la plateforme de participation des citoyens qu’ils fassent figurer dans leurs contributions des données qui relèvent des catégories particulières de données au sens de l’article 10, paragraphe 1, du règlement (UE) 2018/1725 (c’est-à-dire des «données à caractère personnel qui révèle[nt] l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, ainsi que […] des données génétiques, des données biométriques aux fins d’identifier une personne physique de manière unique, des données concernant la santé ou des données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne physique»). Toutefois, en raison de la nature des activités de la plateforme de participation des citoyens, les contributions que vous soumettez par l’intermédiaire de la plateforme de participation des citoyens peuvent porter sur des sujets qui révèlent directement ou indirectement des informations sur votre santé, vos convictions politiques, philosophiques ou religieuses, vos affinités politiques, votre vie ou orientation sexuelle, votre origine raciale ou ethnique, voire votre appartenance syndicale. Toute mention de ces types de données à caractère personnel relève de la responsabilité du participant.

Dans ce cas, le traitement de ces données à caractère personnel n’est pas interdit, car vos contributions sont fournies volontairement, vos données à caractère personnel sont traitées sur la base de votre consentement explicite et ce traitement est nécessaire pour des motifs d’intérêt public important, en vertu du droit de l'Union (point 3.1), qui est proportionné à l’objectif poursuivi, respecte l’essence du droit à la protection des données et prévoit des mesures appropriées et spécifiques pour la sauvegarde de vos droits fondamentaux et de vos intérêts, conformément à l’article 10, paragraphe 2, points a) et e), du règlement (UE) 2018/1725.

5. Combien de temps vos données à caractère personnel sont-elles conservées?

Le responsable du traitement ne conserve vos données à caractère personnel que le temps nécessaire pour atteindre l’objectif pour lequel elles ont été recueillies, à savoir jusqu’à ce que vous vous désinscriviez de la liste de diffusion. 

1- Données à caractère personnel nécessaires pour le fonctionnement et la gestion de la plateforme de participation des citoyens

Vos données à caractère personnel recueillies aux fins de l’enregistrement et soumises dans le cadre de la plateforme seront conservées pendant une période maximale de deux (2) ans après le dernier jour d’activité de la plateforme de participation des citoyens, après quoi elles seront transférées aux archives historiques de la Commission.

2- Rapports et archives sur support papier et électronique, y compris les archives ARES conservées par la DG COMM

Tous les documents sur support papier et électronique concernant la correspondance quotidienne, les appels à propositions et/ou à manifestation d’intérêt ainsi que les dossiers contractuels/financiers correspondants et les rapports contenant des données agrégées seront archivés conformément à la liste commune de conservation des dossiers de la Commission [SEC(2019) 900/2] et conservés dans ARES (Advanced Records System) sous la responsabilité du secrétariat général pendant une période de dix (10) ans en appliquant des techniques d’échantillonnage et de sélection (voir la notification DPR-EC-3871 sur la gestion des archives de la Commission européenne).

6. Comment protégeons-nous et sauvegardons-nous vos données à caractère personnel?

Toutes les données à caractère personnel sous format électronique (courriels, documents, bases de données, lots de données téléchargés, etc.) sont conservées sur les serveurs de la Commission européenne et de ses sous-traitants. Toutes les opérations de traitement sont exécutées conformément à la décision (UE, Euratom) 2017/46 de la Commission du 10 janvier 2017 sur la sécurité des systèmes d’information et de communication au sein de la Commission européenne. 

Les sous-traitants de la Commission sont liés par une clause contractuelle spécifique, qui concerne toute opération de traitement de données à caractère personnel effectuée au nom de la Commission, ainsi que par les obligations de confidentialité découlant du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (RGPD). 

La Commission a pris un certain nombre de mesures techniques et organisationnelles pour protéger vos données à caractère personnel. Les mesures techniques incluent notamment des actions appropriées visant à assurer la sécurité en ligne et à atténuer le risque de perte de données, de modification des données ou d’accès non autorisé, en tenant compte du risque posé par le traitement et de la nature des données à caractère personnel traitées. Les mesures organisationnelles comprennent la limitation de l’accès aux données à caractère personnel aux seules personnes autorisées ayant un besoin légitime de les connaître aux fins de cette opération de traitement. 

7. Qui a accès à vos données à caractère personnel et à qui sont-elles communiquées?

L’accès à vos données à caractère personnel est accordé au personnel autorisé de la Commission européenne et à ses contractants chargés d’effectuer l’opération de traitement dont il est question, conformément au principe du «besoin d’en connaître». Ces membres du personnel respectent les conventions réglementaires et, le cas échéant, des règles de confidentialité supplémentaires. 

Le personnel mandaté des services de la Commission européenne participant à la plateforme de participation des citoyens a accès aux données à caractère personnel recueillies par l’intermédiaire de la plateforme aux fins du fonctionnement de la plateforme et de la gestion optimale de la plateforme, ainsi que pour le suivi qui pourrait être nécessaire à d’autres fins de traitement (produire des rapports, effectuer des recherches sur l’analyse de l’opinion publique ou procéder à de l’archivage, par exemple). Il peut s’agir de données d’enregistrement, d’identifiants en ligne, de données sociodémographiques et de toutes les contributions soumises sur la plateforme. Il convient toutefois de noter que les données ne sont accessibles que conformément au principe du «besoin d’en connaître» et que, plus précisément: 

• l’équipe informatique de la Commission aura accès aux données strictement nécessaires pour fournir un soutien technique et logistique approprié (service d’assistance, gestion des droits d’accès et maintenance de la plateforme, par exemple);
• les modérateurs et les utilisateurs-administrateurs auront accès aux noms complets et aux adresses électroniques, tels qu’ils auront été communiqués lors de l’enregistrement;
• les données sociodémographiques pseudonymisées fournies par les utilisateurs seront mises à la disposition du personnel mandaté du JRC exclusivement à des fins de recherche et d’analyse d’opinion.
• Le personnel mandaté des sous-traitants de la Commission (y compris les contractants externes) peut recevoir les données nécessaires pour lui permettre de fournir le soutien logistique et organisationnel requis (la maintenance technique de la plateforme, par exemple) et d’exécuter d’autres obligations prévues dans les accords conclus entre les contractants externes et la Commission. Il peut s’agir de données d’enregistrement, d’identifiants en ligne et de toutes les contributions soumises durant le traitement.
• Le grand public aura accès aux informations affichées sur la plateforme de participation des citoyens, qui est accessible au public.  

Veuillez noter que, conformément à l’article 3, paragraphe 13, du règlement (UE) 2018/1725, les autorités publiques (notamment la Cour des comptes et la Cour de justice de l’Union européenne) susceptibles de recevoir des données à caractère personnel dans le cadre d’une mission d’enquête particulière conformément au droit de l’Union ou au droit d’un État membre ne sont pas considérées comme des destinataires. Le traitement ultérieur des données par les autorités publiques concernées est conforme aux règles applicables en matière de protection des données en fonction des finalités du traitement. 

L’accès à vos données à caractère personnel est octroyé aux membres du personnel de la Commission responsables de la réalisation de cette opération de traitement et au personnel autorisé selon le principe du «besoin d’en connaître». Ces membres du personnel respectent les conventions réglementaires et, le cas échéant, des règles de confidentialité supplémentaires. 

Les informations que nous recueillons ne seront communiquées à aucun tiers, sauf dans la mesure où et aux fins auxquelles nous pourrions être tenus de le faire par la loi. 

8. Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer? 

Vous bénéficiez de droits propres en tant que «personne concernée» en vertu du chapitre III (articles 14 à 25) du règlement (UE) 2018/1725. En ce qui concerne l’opération de traitement dont il est question ici, vous pouvez exercer les droits suivants: 

• le droit d’accès à vos données à caractère personnel [article 17 du règlement (UE) 2018/1725];
• le droit à la rectification de vos données à caractère personnel si elles sont inexactes ou incomplètes [article 18 du règlement (UE) 2018/1725];
• le droit à l’effacement de vos données à caractère personnel [article 19 du règlement (UE) 2018/1725];
• le cas échéant, le droit à la limitation du traitement de vos données à caractère personnel [article 20 du règlement (UE) 2018/1725];
• le droit au transfert de vos données à caractère personnel [article 22 du règlement (UE) 2018/1725];
• et le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel effectué de manière licite conformément à l’article 5, paragraphe 1, point a), du règlement (UE) 2018/1725. 

Si vous avez donné votre consentement à l’unité COMM.B.3 de la direction générale de la communication pour l’opération de traitement dont il est question ici, vous pouvez le retirer à tout moment en vous adressant au responsable du traitement des données. Le retrait de votre consentement ne portera pas atteinte à la licéité du traitement effectué avant ce retrait.

Vous pouvez exercer vos droits en contactant le responsable du traitement des données, ou en cas de litige, le délégué à la protection des données. Si nécessaire, vous pouvez aussi vous adresser au Contrôleur européen de la protection des données. Leurs coordonnées figurent au point 9.

Si vous souhaitez exercer vos droits dans le cadre d’une ou de plusieurs opérations de traitement spécifiques, veuillez en indiquer la référence (telle que celle mentionnée au point 10) dans votre demande.

9. Coordonnées

• Responsable du traitement des données

Si vous souhaitez exercer vos droits en vertu du règlement (UE) 2018/1725, ou si vous avez des commentaires, questions ou inquiétudes, ou si vous souhaitez porter plainte concernant la collecte et l'utilisation de vos données à caractère personnel, n'hésitez pas à contacter le responsable du traitement des données, l’unité COMM.B.3 de la direction générale de la communication de la Commission européenne (COMM-CITIZENS-ENGAGEMENT-DATA-PROTECTIONec [dot] europa [dot] eu (COMM-CITIZENS-ENGAGEMENT-DATA-PROTECTION[at]ec[dot]europa[dot]eu)).

• Délégué à la protection des données (DPD) de la Commission

Vous pouvez prendre contact avec le délégué à la protection des données (DATA-PROTECTION-OFFICERec [dot] europa [dot] eu (DATA-PROTECTION-OFFICER[at]ec[dot]europa[dot]eu)) pour des questions relatives au traitement de vos données à caractère personnel conformément au règlement (UE) 2018/1725.

• Contrôleur européen de la protection des données (CEPD)

Vous avez le droit de saisir le Contrôleur européen de la protection des données (edpsedps [dot] europa [dot] eu (edps[at]edps[dot]europa[dot]eu)) pour introduire une réclamation si vous estimez que les droits dont vous jouissez en vertu du règlement (UE) 2018/1725 ont été enfreints à la suite du traitement de vos données à caractère personnel effectué par le responsable de ce traitement.

10. Où trouver des informations plus détaillées?

Le délégué à la protection des données (DPD) de la Commission publie le registre de toutes les opérations de traitement de données à caractère personnel de la Commission qui sont documentées et qui lui sont notifiées. Ce registre est disponible à l’adresse suivante: http://ec.europa.eu/dpo-register.

L'opération de traitement spécifique dont il est question dans la présente déclaration a été consignée dans le registre public du DPD sous la référence suivante: DPR-EC-23208.