BESKYTTELSE AF DINE PERSONOPLYSNINGER

Denne databeskyttelseserklæring indeholder oplysninger om, hvordan dine personoplysninger behandles og beskyttes.

Behandling: Medborgerplatformen

Dataansvarlig: Europa-Kommissionen, Generaldirektoratet for Kommunikation 

Kontor COMM.B.3

Referencenummer:  DPR-EC-23208

1 Indledning

Europa-Kommissionen (herefter "Kommissionen") er forpligtet til at beskytte dine personoplysninger og til at respektere privatlivets fred. Kommissionen indsamler og behandler personoplysninger i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725 af 23. oktober 2018 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af forordning (EF) nr. 45/2001.

I denne databeskyttelseserklæring kan du læse, hvorfor vi behandler dine personoplysninger, hvordan vi indsamler, behandler og beskytter alle de personoplysninger, du giver os, hvordan vi bruger oplysningerne, og hvilke rettigheder du har i forbindelse med dine personoplysninger. Erklæringen indeholder også kontaktoplysninger på den dataansvarlige, som du kan gøre dine rettigheder gældende over for, og på databeskyttelsesrådgiveren og Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse.

Denne databeskyttelseserklæring vedrører Kommissionens behandling af personoplysninger, når den forvalter medborgerplatformen, der administreres af Kommissionens Generaldirektorat for Kommunikation, COMM.B.3 og af de afdelinger, der er ansvarlige for behandlingsaktiviteter i forbindelse med medborgerplatformen i den kompetente tjenestegren i Kommissionen.

2. Hvorfor og hvordan behandler vi dine personoplysninger?

Formålet med behandlingen er at lette måden, medborgerplatformen drives og administreres på. Medborgerplatformen er et initiativ fra Europa-Kommissionen, som vil samle borgere fra hele Europa til en fælles debat om EU's fremtidige politikker.

Indsamling og yderligere behandling af personoplysninger er specifikt nødvendig for:

• at lette registreringsproceduren og adgangen til medborgerplatformen
• at give deltagerne relevante oplysninger om de planlagte arrangementer og gøre det lettere at deltage i onlineaktiviteter, der tilrettelægges som led i Europa-Kommissionens dialog med borgerne, herunder EU-borgerpanelerne og andre formater
• at udføre forskellige kommunikationsaktiviteter såsom udsendelse af e-mails og invitationer (dette indebærer forvaltning af kontaktlister)
• at samle debatternes konklusioner på ét sted
• at udveksle dokumenter vedrørende medborgerplatformen til kommunikations- og planlægningsformål, give indsigt i interne arrangementer, formidle fremtidige arrangementer og statistikker
• at få adgang til dokumentation om medborgerplatformen samt rapporter, meddelelser, procedurer og nyheder
• at få adgang til lyd- og videooptagelser af talere, deltagere og arrangører på medborgerplatformen/internettet/intranettet i forbindelse med de aktiviteter, der afholdes inden for rammerne af konferencen om Europas fremtid
• at foretage statistikker og analyser
• at sikre driften og vedligeholdelsen af medborgerplatformen.

Medborgerplatformen er en interaktiv webbrugergrænseflade, som giver borgere og organisationer mulighed for at deltage aktivt i platformens onlineaktiviteter (f.eks. tilmelde sig et arrangement, poste oplysninger om platformen (dagsordener, rapporter osv.), fremsætte og drøfte idéer og godkende eller kommentere andre brugeres bidrag). Medborgerplatformen er gratis og offentligt tilgængelig. Alle brugere, uanset om de er registreret eller ej, kan få adgang til og se medborgerplatformen (IP-adresse og/eller enheds-ID kræves for at bruge webstedet). Bidrag til medborgerplatformen kræver forudgående registrering.

Det indhold, der er tilgængeligt via medborgerplatformen, kan behandles af et automatiseret system til indholdsanalyse, der hjælper analytikere med at forstå store mængder tekstinput og opdage potentiel desinformation og andre former for manipulation af drøftelserne. I forbindelse med medborgerplatformen vil indholdsanalyseværktøjet blive anvendt til: 

• at hjælpe analytikere med at forstå input af indhold til medborgerplatformen (f.eks. ved at fremhæve nye emner, organisere input i kategorier, forstå de følelser og værdier, der kommer til udtryk i teksten) for at støtte udarbejdelsen af politiske og holdningsmæssige forskningsresultater samt udarbejdelse af statistikker
• at afsløre og fremhæve potentielt problematisk indhold, der lægges ud på medborgerplatformen (herunder eventuel misinformation og andre forsøg på at manipulere diskussioner på platformen og den offentlige holdning og herunder forskning i registrering af hadefuld tale og voldelig ekstremisme)
• at træne og forbedre resultaterne af det indholdsanalysesystem, der anvendes til klassificering af meninger, følelser, mulig desinformation og andre karakteristika ved teksten, herunder forskning i udtræk af oplysninger fra store mængder tekst på mange sprog. 

Indholdsanalysesystemet vil kun evaluere det indhold, der indsendes via medborgerplatformen. Dette vil omfatte pseudonymiserede svar på det sociodemografiske spørgeskema og andet indhold (indlæg, kommentarer, støttetilkendegivelser, likes, afstemninger), der indsendes på platformen (herunder tilknyttede metadata såsom tidspunktet for inputtet). Det er vigtigt at bemærke, at systemet under ingen omstændigheder vil indsamle de personoplysninger, der er nødvendige for registreringen (f.eks. fornavn, efternavn, e-mailadresse), medmindre det udtrykkeligt er nævnt i bemærkningerne, opslagene og andre offentlige bidrag, som brugerne selv indsender. Hver bruger tildeles en entydig identifikator for at forhindre identifikation at en individuel registreret.  

3. På hvilket retsgrundlag behandler vi dine personoplysninger?

1 – Behandlingen er nødvendig af hensyn til udførelsen af en opgave, som udføres i samfundets interesse, eller i kraft af udøvelse af den offentlige myndighed, som er overdraget til EU-institutionen eller -organet (artikel 5, stk. 1, litra a), i forordning (EU) 2018/1725).  

Behandlingen af personoplysninger er nødvendig for at lette driften og forvaltningen af medborgerplatformen. 

I overensstemmelse med det generelle formål med artikel 11, stk. 1, i TEU om at fremme en omfattende paneuropæisk demokratisk proces og bringe borgerne tættere på Den Europæiske Union samt de forpligtelser vedrørende åbenhed, gennemsigtighed og tilgængelighed, der er fastsat i artikel 15 i TEUF. 

Et af Kommissionens mål er at fremme det europæiske demokrati og give borgerne og de repræsentative sammenslutninger mulighed for at give udtryk for deres opfattelser angående alle Unionens arbejdsområder og for at diskutere dem offentligt. Specifikt har de horisontale civile dialoger potentiale til at udvide og styrke den europæiske demokratimodel ved at fremme flersproget demokratisk debat og bidrage til borgernes deltagelse i Unionens beslutningsproces samt øge synligheden af Unionens bidrag for borgerne.  

Disse mål kan bedst nås gennem digitale platforme, der muliggør horisontal udveksling og borgernes deltagelse i Unionens demokratiske og politiske aktiviteter. Medborgerplatformen skal være et sted, hvor borgerne kan dele deres idéer og indsende onlinebidrag, og skal fungere som knudepunkt og som en ny form for offentligt multiinteressentforum, der er bedst egnet til udveksling af forslag for borgerne og civilsamfundet. Det er et sted, hvor man kan identificere og reflektere og bygge videre på det europæiske projekts værdier, principper og mål, der giver et europæisk offentligt rum ved at bidrage til at mindske kløften mellem politiske beslutningstagere og borgerne og udnytte potentialet for meningsfuld inddragelse af borgerne.

Kommunikationsaktiviteter i forbindelse med specifikke årlige eller flerårige kommunikationsprioriteter betragtes i henhold til kommissionsformandens tale om Unionens tilstand som opgaver, der følger af Kommissionens prærogativer på institutionelt plan, jf. artikel 58, stk. 2, litra d), i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) 2018/1046 af 18. juli 2018 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget, om ændring af forordning (EU) nr. 1296/2013, (EU) nr. 1301/2013, (EU) nr. 1303/2013, (EU) nr. 1304/2013, (EU) nr. 1309/2013, (EU) nr. 1316/2013, (EU) nr. 223/2014, (EU) nr. 283/2014 og om ophævelse af forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 (EUT L 193 af 30.7.2018, s. 1). 

2 – Den registrerede har givet samtykke til behandling af sine personoplysninger til et eller flere specifikke formål (artikel 5, stk. 1, litra d), i forordning (EU) 2018/1725).  

Til specifikke databehandlingsaktiviteter er det nødvendigt at indhente den registreredes samtykke. I overensstemmelse med artikel 3, nr. 15), og artikel 7 i forordning (EU) 2018/1725 skal samtykket være frivilligt, specifikt, informeret og utvetydigt. 

Dit samtykke er nødvendigt for: 

• registrering og adgang til medborgerplatformen
• deltagelse i medborgerplatformens onlineaktiviteter (f.eks. indsendelse af bidrag på medborgerplatformen).
• modtagelse af nyhedsbreve via Kommissionens "Newsroom" (referencenummer DPR-EC-03928)

Vi har fået dit samtykke direkte fra dig i forbindelse med registreringen på medborgerplatformen.

4. Hvilke personoplysninger indsamler og behandler vi? 

Afhængigt af omstændighederne og din aktivitet på platformen kan den dataansvarlige indsamle og yderligere behandle følgende kategorier af oplysninger: 

1 – Data indsamlet fra alle brugere (registrerede og ikke-registrerede): onlineidentifikatorer (IP-adresse og enhedens ID), der kun indsamles af sikkerhedshensyn.  

Når du kommer ind på et af Kommissionens websteder, modtager Kommissionen som et væsentligt teknisk krav internetprotokoladressen (IP-adressen) eller ID for den enhed, der bruges til at få adgang til webstedet.  

Uden dette vil du ikke kunne etablere en teknisk forbindelse mellem dine enheder og den serverinfrastruktur, der vedligeholdes af Kommissionen, og du kan derfor ikke få adgang til dens websteder. Du kan læse mere i registret over behandling af personoplysninger inden for europa.eu-domænet, DPR-EC-00083.

2 – Data indsamlet fra alle registrerede brugere:

Obligatorisk

• navn (fornavn og efternavn)
• kaldenavn
• e-mailadresse 

Valgfrit

• personoplysninger, der er nødvendige af hensyn til statistik og rapportering
• køn
• nationalitet
• aldersgruppe
• bopælsland
• erhverv
• uddannelsesmæssig og erhvervsmæssig baggrund
• om du bor i et landdistrikt eller storbyområde 

3 – Indhold offentliggjort af den registrerede bruger (platformens registrerede brugere kan under alle omstændigheder give yderligere oplysninger, hvoraf nogle kan indeholde personoplysninger): 

• udtalelser og andre bidrag* afgivet på medborgerplatformen
• engagement, rækkevidde og holdning (f.eks. "likes" af politiske forslag, kommentarer eller bidrag fra andre deltagere)  

4 – De kategorier af oplysninger, der behandles af EU Login-applikationen (IAMS), er beskrevet i det tilsvarende databeskyttelsesregister (DPR-EC-03187). 

* I forbindelse med denne behandlingsaktivitet omfatter bidragene idéer, kommentarer, udtalelser og indlæg fra brugerne af medborgerplatformen.

Fordi dine data kan være følsomme, opfordres du til at være årvågen, når du bidrager til medborgerplatformen.

Bemærk, at Kommissionen hverken anmoder om eller forventer, at brugerne af medborgerplatformen inkluderer i) særlige kategorier af oplysninger i henhold til artikel 10, stk. 1, i forordning (EF) 2018/1725 (dvs. "personoplysninger om racemæssig eller etnisk baggrund, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning eller fagforeningsmæssigt tilhørsforhold og behandling af genetiske data, biometriske data med det formål entydigt at identificere en fysisk person, helbredsoplysninger eller oplysninger om en fysisk persons sexliv eller seksuelle orientering"). På grund af medborgerplatformens aktiviteter kan de bidrag, du indsender via platformen, dog omhandle emner, som direkte eller indirekte afslører oplysninger om din helbredstilstand, politiske, filosofiske eller religiøse overbevisning og tro, dit politiske tilhørsforhold, dit sexliv eller din seksuelle orientering, race eller etniske oprindelse eller endda medlemskab af en fagforening. Hvis deltagerne vælger at angive disse typer personoplysninger, er det på eget ansvar.

I dette tilfælde er behandlingen ikke forbudt, da dine bidrag afgives frivilligt, og dine personoplysninger behandles på grundlag af dit udtrykkelige samtykke, og det er nødvendigt af hensyn til væsentlige samfundsinteresser, på grundlag af EU-retten (afsnit 3.1), som står i rimeligt forhold til det tilstræbte mål, respekterer kernen i retten til databeskyttelse og fastsætter passende og specifikke foranstaltninger til beskyttelse af dine grundlæggende rettigheder og interesser i overensstemmelse med artikel 10, stk. 2, litra a) og e), i forordning 2018/1725.

5. Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger?

Den dataansvarlige opbevarer kun personoplysningerne, så længe det er nødvendigt for at opfylde formålet med dataindsamlingen, eller indtil du framelder dig mailinglisten. 

1 – Personoplysninger, der er nødvendige for driften og forvaltningen af medborgerplatformen

Dine personoplysninger, der indsamles med henblik på registrering, og som indsendes i forbindelse med platformen, opbevares i højst 2 (to) år efter den sidste dag for medborgerplatformens aktiviteter, hvorefter oplysningerne overføres til Kommissionens historiske arkiver.

2 – Rapporter og dokumentation i papirform og i elektronisk form, herunder ARES-registreringer, der gemmes af GD COMM

Al dokumentation i papirform og elektronisk form af den daglige korrespondance og indkaldelser af forslag og/eller interessetilkendegivelser sammen med de deraf følgende kontraktmæssige/finansielle filer samt rapporter, der indeholder aggregerede data, arkiveres i henhold til Kommissionens fælles opbevaringsliste på kommissionsniveau (SEC (2019) 900/2) og gemmes i ARES (Advanced Records System) under generalsekretariatets ansvar i en periode på ti (10) år med anvendelse af prøveudtagnings- og udvælgelsesteknikker (se registrering DPR-EC-3871 – Forvaltning af Kommissionens arkiver).

6. Hvordan beskytter og sikrer vi dine personoplysninger?

Alle personoplysninger i elektronisk format (e-mails, dokumenter, databaser, uploadede databatches osv.) opbevares på Kommissionens eller dens kontrahenters servere. Alle behandlingsaktiviteter foregår i overensstemmelse med Kommissionens afgørelse (EU, Euratom) 2017/46 af 10. januar 2017 om kommunikations- og informationssystemernes sikkerhed i Europa-Kommissionen. 

Kommissionens kontrahenter er bundet af en specifik kontraktbestemmelse til behandling af personoplysninger på vegne af Kommissionen og af de tavshedsforpligtelser, der følger af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger (GDPR). 

For at beskytte dine personoplysninger har Kommissionen truffet en række tekniske og organisatoriske foranstaltninger. De tekniske foranstaltninger omfatter passende tiltag til at håndtere onlinesikkerhed og risikoen for datatab, ændring af data eller uautoriseret adgang under hensyn til den risiko, der er forbundet med behandlingen, og den type personoplysninger, der behandles. De organisatoriske foranstaltninger består i, at kun autoriserede personer med et legitimt behov for at anvende personoplysninger i forhold til denne databehandlings formål får adgang til disse. 

7. Hvem har adgang til dine personoplysninger, og hvem videregives de til?

Det bemyndigede personale i Europa-Kommissionen og de kontrahenter, der er ansvarlige for databehandlingen, får adgang til dine personoplysninger i overensstemmelse med "need to know"-princippet. Dette personale er bundet af vedtægtsmæssige og, om nødvendigt, yderligere aftaler om tavshedspligt. 

Bemyndigede medarbejdere i de af Europa-Kommissionens tjenestegrene, der er involveret i medborgerplatformen, har adgang til personoplysninger indsamlet via platformen med henblik på platformens drift og optimal platformsforvaltning samt til opfølgende foranstaltninger, der kan være nødvendige for yderligere behandling (f.eks. udarbejdelse af konferencerapporter, forskning i analyse af den offentlige mening og arkivering). Dette kan omfatte registreringsdata, onlineidentifikatorer, sociodemografiske data og alle bidrag, der indsendes på platformen. Det er imidlertid vigtigt at bemærke, at dataene kun er tilgængelige på "need-to-know" -basis, specifikt: 

• Kommissionens IT-team vil få adgang til de data, der er strengt nødvendige for at yde passende teknisk og logistisk støtte (f.eks. helpdesk, forvaltning af adgangsrettigheder, vedligeholdelse af platformen)
• Ordstyrere og administratorbrugere vil få adgang til det fulde navn og e-mailadressen som angivet i forbindelse med registreringen.
• Pseudonymiserede sociodemografiske data fra brugerne vil udelukkende være tilgængelige for JRC's bemyndigede personale med henblik på forskning og opinionsanalyser
• Bemyndigede medarbejdere hos Kommissionens databehandlere (herunder eksterne kontrahenter) kan få udleveret de data, der er relevante for dem, med henblik på at yde den nødvendige logistiske og organisatoriske støtte (f.eks. teknisk vedligeholdelse af platformen) og til at opfylde andre forpligtelser, der er fastsat i aftalerne mellem de eksterne databehandlere og Kommissionen. Dette kan omfatte registreringsdata, onlineidentifikatorer og alle bidrag, der indsendes under behandlingen.
• Den brede offentlighed vil få adgang til de oplysninger, der vises på medborgerplatformen, og som er offentligt tilgængelige.  

Vær opmærksom på, at i henhold til artikel 3, nr. 13), i forordning (EU) 2018/1725 betragtes offentlige myndigheder (f.eks. Revisionsretten og EU-Domstolen), som kan modtage personoplysninger i forbindelse med en særlig forespørgsel i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes lovgivning, ikke som modtagere. Disse offentlige myndigheders videre behandling skal ske i overensstemmelse med de gældende databeskyttelsesregler i henhold til formålet med denne behandling. 

Adgang til dine personoplysninger gives kun til de medarbejdere i Kommissionen, der har ansvar for databehandlingen, og til autoriserede medarbejdere efter "need to know"-princippet. Dette personale er bundet af vedtægtsmæssige og, om nødvendigt, yderligere aftaler om tavshedspligt. 

De oplysninger, vi indsamler, videregives kun til tredjemand i det omfang og til det formål, lovgivningen kræver det. 

8. Hvilke rettigheder har du, og hvordan gør du brug af dem? 

Du har særlige rettigheder som "den registrerede" i henhold til kapitel III (artikel 14-25) i forordning (EU) 2018/1725. Med hensyn til denne behandling har du følgende rettigheder: 

• ret til indsigt i dine personoplysninger (artikel 17 i forordning (EU) 2018/1725)
• ret til berigtigelse, såfremt personoplysningerne er urigtige eller ufuldstændige (artikel 18 i forordning (EU) 2018/1725)
• ret til sletning af dine personoplysninger (artikel 19 i forordning (EU) 2018/1725)
• ret til at begrænse behandlingen af dine personoplysninger, hvis det er relevant (artikel 20 i forordning (EU) 2018/1725)
• ret til dataportabilitet (artikel 22 i forordning (EU) 2018/1725)
• ret til at gøre indsigelse mod behandling af dine personoplysninger, der udføres med hjemmel i artikel 5, stk. 1, litra a). 

Hvis du har givet dit samtykke til Generaldirektoratet for Kommunikation, kontor COMM.B.3, kan du til enhver tid trække den tilbage ved at underrette den dataansvarlige. Tilbagetrækningen vil ikke påvirke lovligheden af den behandling, der blev foretaget, før du trak dit samtykke tilbage.

Du kan udøve dine rettigheder ved at kontakte den dataansvarlige, eller i tilfælde af konflikter databeskyttelsesrådgiveren. Hvis det er nødvendigt, kan du også henvende dig til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse. Du kan se deres kontaktoplysninger i afsnit 9 nedenfor.

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder i forbindelse med en eller flere konkrete databehandlinger, bedes du i din henvendelse angive beskrivelsen af dem (dvs. den dokumentreference, som er anført under afsnit 10).

9. Kontaktoplysninger

• Den dataansvarlige

Hvis du ønsker at benytte dig af dine rettigheder i henhold til forordning (EU) 2018/1725, hvis du har kommentarer, spørgsmål eller bekymringer, eller hvis du vil indgive en klage vedrørende indsamlingen eller anvendelsen af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte den dataansvarlige, Generaldirektorat for Kommunikation, Kontor COMM.B.3 (COMM-CITIZENS-ENGAGEMENT-DATA-PROTECTIONec [dot] europa [dot] eu (COMM-CITIZENS-ENGAGEMENT-DATA-PROTECTION[at]ec[dot]europa[dot]eu))).

• Kommissionens databeskyttelsesrådgiver

Du kan kontakte databeskyttelsesrådgiveren (DATA-PROTECTION-OFFICERec [dot] europa [dot] eu (DATA-PROTECTION-OFFICER[at]ec[dot]europa[dot]eu)) om spørgsmål vedrørende behandlingen af dine personoplysninger i henhold til forordning (EU) 2018/1725.

• Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse

Du kan klage til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse (edpsedps [dot] europa [dot] eu (edps[at]edps[dot]europa[dot]eu)), hvis du mener, at dine rettigheder i henhold til forordning (EU) 2018/1725 er blevet krænket som følge af den dataansvarliges behandling af dine personoplysninger.

10. Hvor kan du finde yderligere information?

Kommissionens databeskyttelsesrådgiver fører et register over alle Kommissionens behandlingsaktiviteter vedrørende personoplysninger, der er blevet dokumenteret og anmeldt til vedkommende. Du kan få adgang til dette register via følgende link: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Den aktuelle behandling af personoplysninger er opført i databeskyttelsesrådgiverens offentlige register under følgende referencenummer: DPR-EC-23208.