Bescherming van uw persoonsgegevens

Deze privacyverklaring geeft informatie over de verwerking en de bescherming van uw persoonsgegevens.

Verwerking: Platform voor burgerparticipatie

Verwerkingsverantwoordelijke: Europese Commissie, Directoraat-generaal Communicatie 

Eenheid COMM.B.3

Referentienummer:  DPR-EC-23208

1. Inleiding

De Europese Commissie verbindt zich ertoe uw persoonsgegevens te beschermen en uw privacy te respecteren. De Commissie verzamelt en verwerkt persoonsgegevens volgens Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 45/2001 en Besluit nr. 1247/2002/EG.

In deze privacyverklaring wordt uitgelegd waarom uw persoonsgegevens worden verwerkt, hoe we die gegevens verzamelen, verwerken en beschermen, hoe we ze gebruiken en welke rechten u met betrekking tot uw persoonsgegevens heeft. U vindt hier ook de contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke bij wie u uw rechten kunt uitoefenen, de functionaris voor gegevensbescherming en de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming.

Deze privacyverklaring heeft betrekking op de verwerking van persoonsgegevens door de Commissie bij het beheer van de diensten van het Platform voor burgerparticipatie, onder verantwoordelijkheid van directoraat-generaal Communicatie, eenheid COMM.B.3 en door de eenheden die binnen de bevoegde dienst van de Commissie verantwoordelijk zijn voor de verwerkingsactiviteiten in verband met het Platform voor burgerparticipatie.

2. Waarom en hoe verwerken wij uw persoonsgegevens?

Het doel van de verwerking is de werking en het beheer van het Platform voor burgerparticipatie te vergemakkelijken. Het Platform voor burgerparticipatie is een initiatief van de Europese Commissie dat burgers uit heel Europa samenbrengt om gezamenlijk te debatteren over toekomstig beleid van de Europese Unie.

Meer in het bijzonder is het verzamelen en verder verwerken van persoonsgegevens noodzakelijk om:

• de registratie op en toegang tot het Platform voor burgerparticipatie te vereenvoudigen
• het verstrekken van relevante informatie aan deelnemers over de geplande evenementen en het vergemakkelijken van de deelname aan onlineactiviteiten die worden georganiseerd in het kader van burgerparticipatie bij de Europese Commissie, namelijk de EU-burgerpanels en andere vormen van participatie
• communicatieactiviteiten mogelijk te maken, zoals het versturen van e-mails en uitnodigingen (door middel van contactenlijsten)
• de resultaten van de debatten op één plek samen te brengen
• de uitwisseling van documenten met betrekking tot het Platform voor burgerparticipatie voor communicatie- en planningsdoeleinden, intern overzicht van evenementen, communicatie over toekomstige evenementen en statistieken
• documentatie van het Platform voor burgerparticipatie, publicatie van verslagen, berichten, procedures, nieuws
• audio- en video-opnames van sprekers, deelnemers en organisatoren te kunnen maken die eventueel op het Platform voor burgerparticipatie/internet/intranet kunnen worden vertoond in de context van activiteiten die worden georganiseerd in het kader van het Platform voor burgerparticipatie
• statistieken en analyses te kunnen opstellen
• het Platform voor burgerparticipatie te onderhouden en te beveiligen

Het Platform voor burgerparticipatie is een interactieve online-gebruikersinterface waarmee burgers actief kunnen deelnemen aan online-activiteiten van het platform (bv. een evenement registreren, informatie over het platform posten, zoals verslagen en agenda’s, ideeën voorstellen en bespreken, en reageren op bijdragen van anderen). Het Platform voor burgerparticipatie is gratis en openbaar toegankelijk. Iedereen, geregistreerd of niet, kan het platform openen en bekijken (om te kunnen browsen op het platform is een IP-adres en een device-ID nodig). Bijdragen aan het Platform voor burgerparticipatie kan alleen na registratie.

De inhoud die op het Platform voor burgerparticipatie wordt geplaatst, kan worden verwerkt door een geautomatiseerd systeem voor inhoudsanalyse dat wordt gebruikt om grote hoeveelheden tekst te analyseren en potentiële desinformatie en andere vormen van manipulatie van de debatten te onderscheppen. In de context van het Platform voor burgerparticipatie wordt dit instrument voor inhoudsanalyse gebruikt om: 

• menselijke analisten te helpen inzicht te krijgen in de inhoud die op het Platform voor burgerparticipatie wordt geplaatst (bv. door nieuwe thema’s te signaleren, bijdragen te categoriseren, en het sentiment en de waarden van een tekst te bepalen) met het oog op beleids- en opinieonderzoek en het opstellen van statistieken
• potentieel problematische inhoud op het Platform voor burgerparticipatie op te sporen en te signaleren waaronder eventuele desinformatie en andere pogingen om discussies op het platform en de publieke opinie te manipuleren, en om haatzaaiende uitlatingen en gewelddadig extremisme op te sporen en te onderzoeken
• het systeem voor inhoudsanalyse dat wordt gebruikt voor de classificatie van sentimenten, emoties, potentiële desinformatie en andere eigenschappen van de tekst, te trainen en te verbeteren, en om onderzoek te doen naar de extractie van informatie uit grote hoeveelheden tekst in diverse talen 

Het systeem voor inhoudsanalyse zal alleen de via het Platform voor burgerparticipatie ingediende inhoud beoordelen. Dit omvat de gepseudonimiseerde antwoorden op de sociaaldemografische vragenlijst en de andere inhoud (bijdragen, opmerkingen, steunbetuigingen, likes, stemmen) die op het platform worden ingediend (inclusief bijbehorende metadata zoals het tijdstip). Het is belangrijk om op te merken dat het systeem in geen geval de voor registratie noodzakelijke persoonsgegevens (bv. voornaam, achternaam, e-mailadres) zal verzamelen, tenzij gebruikers die uitdrukkelijk zelf vermelden in hun opmerkingen, bijdragen en andere openbare posts. Aan elke gebruiker wordt een unieke code toegekend die voorkomt dat een persoon geïdentificeerd kan worden.  

3. Op welke rechtsgrond(en) verwerken we uw persoonsgegevens?

1- De verwerking noodzakelijk is voor de vervulling van een taak in het algemeen belang of in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de instelling of het orgaan van de Unie is verleend (artikel 5, lid 1, onder a), van Verordening (EU) 2018/1725).  

De verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk voor de werking en het beheer van het Platform voor burgerparticipatie. 

Dit is in overeenstemming met de algemene doelstelling van artikel 11, lid 1, VEU om een belangrijke pan-Europese democratische exercitie mogelijk te maken en de burger dichter bij de Europese Unie te brengen, en de verplichtingen inzake openheid, transparantie en toegankelijkheid van artikel 15 VWEU. 

Een van de doelstellingen van de Commissie is de Europese democratie te bevorderen en de burgers en representatieve organisaties in staat te stellen hun mening over alle onderdelen van het optreden van de Unie kenbaar te maken en daarover in het openbaar van gedachten te wisselen. Meer specifiek hebben de horizontale burgerdialogen het potentieel om het Europese democratische model te verbreden en te versterken door een meertalig democratisch debat te stimuleren en bij te dragen aan de participatie van burgers aan het besluitvormingsproces van de Unie en aan de zichtbaarheid van de bijdrage van de EU voor de burger.  

Deze doelstellingen kunnen het best worden verwezenlijkt via digitale platforms die horizontale uitwisselingen en burgerparticipatie in de democratische en politieke activiteiten van de Unie mogelijk maken. Het Platform voor burgerparticipatie is een plek waar burgers hun ideeën kunnen delen en online indienen en dat kan fungeren als knooppunt en als een nieuwe vorm van openbaar forum met diverse belanghebbenden, bij uitstek geschikt voor het uitwisselen van voorstellen voor burgers en maatschappelijk middenveld. Het is een plaats om de waarden, beginselen en doelstellingen van het Europese project in kaart te brengen, te bespreken en te verbeteren, een Europese publieke ruimte die de kloof tussen beleidsmakers en burgers kan verkleinen en het potentieel voor een betekenisvolle participatie van de burger kan benutten.

De communicatie-activiteiten in verband met specifieke jaarlijkse of meerjarige communicatieprioriteiten volgens de Staat van de Unie van de voorzitter van de Commissie, worden beschouwd als taken die resulteren uit haar prerogatieven op institutioneel niveau krachtens artikel 58, lid 2, van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 van het Europees Parlement en de Raad van 18 juli 2018 tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie, tot wijziging van Verordeningen (EU) nr. 1296/2013, (EU) nr. 1301/2013, (EU) nr. 1303/2013, (EU) nr. 1304/2013, (EU) nr. 1309/2013, (EU) nr. 1316/2013, (EU) nr. 223/2014, (EU) nr. 283/2014 en Besluit nr. 541/2014/EU en tot intrekking van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 (PB L 193 van 30.7.2018, blz. 1). 

2- De betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden (artikel 5, lid 1, onder d), van Verordening (EU) 2018/1725).  

Voor specifieke verwerkingsactiviteiten is de toestemming van de betrokkene noodzakelijk. Overeenkomstig artikel 3, punt 15, en artikel 7 van Verordening (EU) 2018/1725 moet de toestemming vrijelijk, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig zijn. 

Uw toestemming is nodig voor: 

• de registratie op en toegang tot het Platform voor burgerparticipatie
• deelname aan de onlineactiviteiten van het Platform voor burgerparticipatie (bv. bijdragen indienen op het Platform voor burgerparticipatie).
• het ontvangen van de nieuwsbrief via de “Newsroom” van de Commissie (referentienummer DPR-EC-03928)

Wij hebben uw toestemming rechtstreeks van u verkregen bij de registratie op het Platform voor burgerparticipatie.

4. Welke persoonsgegevens verzamelen en verwerken we? 

Afhankelijk van de omstandigheden en van uw activiteiten op het platform kan de verwerkingsverantwoordelijke de volgende categorieën gegevens verzamelen en verwerken: 

1- Gegevens van alle gebruikers (al dan niet geregistreerd): online-identificatiegegevens (IP-adres en apparaat-ID), uitsluitend verzameld voor beveiligingsmaatregelen.  

Wanneer u een website van de Europese Commissie bezoekt, ontvangt de Europese Commissie het IP-adres of de identificatiecode van het apparaat dat wordt gebruikt om toegang te krijgen tot de website. Dit is technisch noodzakelijk.  

Zonder deze verwerking zult u niet in staat zijn een technische verbinding tot stand te brengen tussen uw apparaten en de door de Europese Commissie onderhouden serverinfrastructuur en dus geen toegang hebben tot de websites van de Europese Commissie. Raadpleeg voor meer informatie de uitleg over de verwerking van persoonsgegevens in het europa.eu-domain, DPR-EC-00083.

2- Gegevens van alle geregistreerde gebruikers:

Verplicht

• naam (voor- en achternaam)
• gebruikersnaam
• e-mailadres 

Optioneel

• Persoonsgegevens die nodig zijn voor statistische en rapportagedoeleinden
• gender
• nationaliteit
• leeftijdscategorie
• land waar u woont
• beroep
• onderwijs- en arbeidsachtergrond
• subjectieve woonomgeving (platteland/stedelijk gebied) 

3- Door de geregistreerde gebruiker geplaatste inhoud (geregistreerde gebruikers hebben het recht extra informatie verstrekken, die persoonsgegevens kunnen bevatten): 

• meningen en andere bijdragen* die op het Platform voor burgerparticipatie worden geplaatst
• blijken van engagement en sentiment (bv. “likes” bij beleidsvoorstellen, comments of bijdragen van andere deelnemers)  

4- De categorieën gegevens die door de applicatie EU Login worden verwerkt, staan beschreven in het register van de functionaris voor gegevensbescherming (DPR-EC-03187). 

* Voor deze verwerking bevatten de bijdragen alle ideeën, opmerkingen, adviezen en bijdragen die door de gebruikers van het Platform voor burgerparticipatie zijn ingediend.

Gezien de mogelijke gevoeligheid van uw gegevens, wordt u verzocht waakzaam te zijn wanneer u een bijdrage op het Platform voor burgerparticipatie plaatst.

Let op: De Europese Commissie vraagt of verwacht van de deelnemers aan het Platform voor burgerparticipatie geen gegevens van bijzondere categorieën gegevens in de zin van artikel 10, lid 1, van Verordening 2018/1725 (d.w.z. “persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken” of “genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, gegevens over gezondheid of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid”). Gezien de aard van de activiteiten kunnen de bijdragen de bijdragen die de deelnemer via het Platform voor burgerparticipatie plaatst, betrekking hebben op onderwerpen en thema’s die al dan niet rechtstreeks informatie vrijgeven over de gezondheid, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, politieke banden, seksleven of seksuele geaardheid, ras of etnische afkomst of zelfs lidmaatschap van een vakbond van de betrokken deelnemer. Indien de deelnemer deze soorten persoonsgegevens vermeldt, is dat diens verantwoordelijkheid.

In dergelijke gevallen is het verwerken van die gegevens niet verboden, aangezien de deelnemer deze vrijwillige verstrekt, en de persoonsgegevens worden verwerkt op basis van de uitdrukkelijke toestemming van de deelnemer en de verwerking noodzakelijk is om redenen van zwaarwegend algemeen belang op grond van het Unierecht (zie punt 3.1), evenredig is aan het nagestreefde doel, de essentie van het recht op gegevensbescherming eerbiedigt en passende en specifieke maatregelen biedt om uw fundamentele rechten en belangen overeenkomstig artikel 10, lid 2, onder a) en e), van Verordening (EU) 2018/1725 te beschermen.

5. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

De gegevensverantwoordelijke bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het gestelde doel, namelijk totdat u zich uitschrijft voor de mailinglijst. 

1- Persoonsgegevens noodzakelijk voor de werking en het beheer van het Platform voor burgerparticipatie

Persoonsgegevens die deelnemers vertrekken bij registratie of in bijdragen op het platform worden maximaal 2 (twee) jaar bewaard na de laatste dag waarop het platform actief is, waarna de gegevens worden doorgegeven aan de historische archieven van de Commissie.

2- Verslagen, papieren en elektronische bestanden, waaronder ARES-bestanden bewaard door DG COMM

Alle papieren en elektronische bestanden betreffende dagelijkse correspondentie, oproepen tot het indienen van voorstellen en/of tot het indienen van blijken van belangstelling en daaruit voortvloeiende contracten/financiële dossiers, alsook verslagen met geaggregeerde gegevens, zullen overeenkomstig de Common Commission Level Retention List (SEC(2019)900/2) worden gearchiveerd en in ARES (Advanced Records System) onder de verantwoordelijkheid van het secretariaat-generaal voor een periode van 10 (tien) jaar met toepassing van bemonstering- en selectietechnieken worden opgeslagen. (zie kennisgeving DPR-EC-3871 - Beheer van de archieven van de Europese Commissie).

6. Hoe beschermen en beveiligen wij uw persoonsgegevens?

Alle gegevens in elektronisch formaat (e-mails, documenten, databanken, geüploade gegevens, enz.) worden opgeslagen op de servers van de Commissie en van haar contractanten Alle verwerkingen worden uitgevoerd volgens Besluit (EU, Euratom) 2017/46 van de Commissie van 10 januari 2017 over de beveiliging van communicatie- en informatiesystemen binnen de Europese Commissie. 

De contractanten van de Commissie zijn voor de verwerking van persoonsgegevens namens de Commissie gebonden aan een specifieke contractuele bepaling en aan de vertrouwelijkheidsverplichtingen die voortvloeien uit Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (AVG). 

Om uw persoonsgegevens te beschermen heeft de Commissie een aantal technische en organisatorische maatregelen genomen. De technische maatregelen voorzien in een adequaat niveau van netwerkbeveiliging en bescherming van uw gegevens tegen verlies, verandering en ongeoorloofde toegang, gelet op de risico’s van de verwerking en de aard van de verwerkte persoonsgegevens. De organisatorische maatregelen houden in dat uw persoonsgegevens alleen toegankelijk zijn voor bevoegde personen die deze gegevens moeten kennen met het oog op de verwerking hiervan. 

7. Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens en aan wie worden deze meegedeeld?

Uw persoonsgegevens worden toegankelijk gemaakt voor bevoegde medewerkers van de Europese Commissie en haar contractanten die verantwoordelijk zijn voor deze verwerking volgens het “need to know”-beginsel. Deze medewerkers zijn gehouden aan hun statutaire en waar nodig aanvullende verplichtingen inzake vertrouwelijkheid. 

Bevoegde medewerkers van de Europese Commissie die zijn belast met het Platform voor burgerparticipatie hebben toegang tot persoonsgegevens die via het Platform voor burgerparticipatie zijn verzameld, voor zover nodig voor de werking en het optimaal beheer van het platform, en voor eventueel noodzakelijke vervolgmaatregelen (bv. het opstellen van verslagen, onderzoek naar de publieke opinie, archivering). Daarbij kan het gaan om registratiegegevens, online-identificatiecodes, sociaaldemografische gegevens en alle bijdragen die op het platform zijn ingediend. Overigens zijn de gegevens alleen toegankelijk op basis van het „need-to-know”-beginsel: 

• medewerkers van het IT-team van de Commissie krijgen toegang tot de gegevens die strikt noodzakelijk zijn om passende technische en logistieke ondersteuning te bieden (bv. helpdesk, beheer van toegangsrechten, onderhoud van het platform)
• moderatoren en beheerders krijgen toegang tot de volledige naam en het e-mailadres zoals opgegeven bij registratie
• bevoegde medewerkers van het JRC krijgen, uitsluitend voor onderzoek en opinieanalyse, toegang tot gepseudonimiseerde sociaaldemografische gegevens van gebruikers
• bevoegde medewerkers van gegevensverwerkers van de Commissie (inclusief externe contractanten) kunnen toegang krijgen tot gegevens die noodzakelijk zijn voor het verlenen van de nodige logistieke en organisatorische ondersteuning (bv. technisch onderhoud van het platform) en om andere verplichtingen na te komen die zijn vastgelegd in de regelingen tussen de dienstverleners en de Commissie. Daarbij kan het gaan om registratiegegevens, online-identificatiecodes en alle bijdragen die op het platform zijn ingediend
• Het grote publiek heeft inzage in alle informatie die op het Platform voor burgerparticipatie openbaar wordt gemaakt  

Op grond van artikel 3, punt 13, van Verordening (EU) 2018/1725 worden overheidsinstanties (zoals de Rekenkamer en het Hof van Justitie van de EU) die in het kader van een bijzonder onderzoek overeenkomstig het EU-recht of het nationale recht van een lidstaat persoonsgegevens ontvangen, niet als ontvangers beschouwd. De verdere verwerking van die gegevens door die overheidsinstanties moet stroken met de voor de doeleinden van de verwerking toepasselijke gegevensbeschermingsregels. 

Uw persoonsgegevens worden toegankelijk gemaakt voor de medewerkers van de Commissie die verantwoordelijk zijn voor deze verwerking en voor bevoegd personeel volgens het “need-to-know”-beginsel. Deze medewerkers zijn gehouden aan hun statutaire en waar nodig aanvullende verplichtingen inzake vertrouwelijkheid. 

We geven geen gegevens door aan derden, tenzij we daartoe wettelijk verplicht zijn. 

8. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u ze uitoefenen? 

U heeft als “betrokkene” specifieke rechten op grond van hoofdstuk III (artikelen 14 tot 25) van Verordening (EU) 2018/1725. Met betrekking tot de gegevensverwerking kunt u de volgende rechten uitoefenen: 

• het recht van inzage in uw persoonsgegevens (artikel 17 van Verordening (EU) 2018/1725)
• het recht op rectificatie van eventuele onjuiste of onvolledige persoonsgegevens (artikel 18 van Verordening (EU) 2018/1725)
• het recht om uw persoonsgegevens te (laten) wissen (artikel 19 van Verordening (EU) 2018/1725);
• indien van toepassing, het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens (artikel 20 van Verordening (EU) 2018/1725)
• het recht op overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens (artikel 22 van Verordening (EU) 2018/1725)
• en het recht om bezwaar te maken tegen de – uit hoofde van artikel 5, lid 1, punt a), rechtmatige – verwerking van uw persoonsgegevens 

Indien u het directoraat-generaal Communicatie en eenheid COMM.B.3 voor deze verwerking toestemming heeft gegeven, kunt u deze te allen tijde intrekken door de verwerkingsverantwoordelijke hiervan in kennis te stellen. De intrekking is niet van invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die heeft plaatsgevonden voordat u uw toestemming heeft ingetrokken.

U kunt uw rechten uitoefenen door contact op te nemen met de verwerkingsverantwoordelijke of met de functionaris voor gegevensbescherming. Indien nodig kunt u zich ook wenden tot de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming. De contactgegevens staan vermeld onder punt 9.

Geef in uw verzoek aan op welke verwerking(en) uw verzoek betrekking heeft door de in punt 10 genoemde referentie(s) te vermelden.

9. Contactgegevens

• De verwerkingsverantwoordelijke

Wilt u gebruikmaken van uw rechten uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725 of heeft u vragen, opmerkingen, bezwaren of een klacht in verband met de verzameling en het gebruik van uw persoonsgegevens, neem dan contact op met de verwerkingsverantwoordelijke: directoraat-generaal Communicatie, eenheid COMM.B.3 (COMM-CITIZENS-ENGAGEMENT-DATA-PROTECTIONec [dot] europa [dot] eu (COMM-CITIZENS-ENGAGEMENT-DATA-PROTECTION[at]ec[dot]europa[dot]eu)).

• De functionaris voor gegevensbescherming (DPO) van de Commissie

Heeft u vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van Verordening (EU) 2018/1725, neem dan contact op met de functionaris voor gegevensbescherming (DATA-PROTECTION-OFFICERec [dot] europa [dot] eu (DATA-PROTECTION-OFFICER[at]ec[dot]europa[dot]eu)).

• De Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (EDPS)

Als u van mening bent dat uw rechten op grond van Verordening (EU) 2018/1725 zijn geschonden als gevolg van de verwerking van uw persoonsgegevens door de verwerkingsverantwoordelijke, heeft u het recht om bezwaar te maken (d.w.z. een klacht in te dienen) bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (edpsedps [dot] europa [dot] eu (edps[at]edps[dot]europa[dot]eu)).

10. Meer informatie

De functionaris voor gegevensbescherming van de Commissie (DPO) publiceert het register van alle verwerkingen van persoonsgegevens door de Commissie die gedocumenteerd en aan hem gemeld zijn. Dit register kunt u raadplegen op: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Deze specifieke verwerking is opgenomen in het openbare register van de DPO met de volgende referentie: DPR-EC-23208.