Skydd av personuppgifter

Här kan du läsa om hur vi behandlar och skyddar dina personuppgifter.

Behandling: Medborgarnas deltagarplattform

Personuppgiftsansvarig: Europeiska kommissionens generaldirektorat för kommunikation 

Enhet COMM.B.3

Referensnummer:  DPR-EC-23208

1. Inledning

EU-kommissionen är mån om att skydda dina personuppgifter och respektera din integritet. Vi samlar in och behandlar personuppgifter i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2018/1725 av den 23 oktober 2018 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter som utförs av unionens institutioner, organ och byråer och om det fria flödet av sådana uppgifter (som upphäver förordning (EG) nr 45/2001).

I det här meddelandet förklarar vi hur och varför vi samlar in och behandlar personuppgifter, hur vi behandlar och skyddar dina uppgifter, hur de används och vilka rättigheter du har när det gäller dina personuppgifter. Här finns också kontaktuppgifter till personuppgiftsansvarig som du kan vända dig till om du vill utöva dina rättigheter, och till dataskyddsombudet och Europeiska datatillsynsmannen.

Nedan beskrivs den behandling av personuppgifter som gäller medborgarnas deltagarplattform och som sköts av EU-kommissionens generaldirektorat för kommunikation, enhet COMM.B.3, och de enheter vid kommissionens behöriga avdelningar eller tjänster som ansvarar för behandling som gäller medborgarnas deltagarplattform.

2. Varför och hur behandlar ni mina personuppgifter?

Syftet med behandlingen är att underlätta driften och förvaltningen av medborgarnas deltagarplattform. Plattformen är ett initiativ från EU-kommissionen, som för samman människor från hela EU för att tillsammans debattera EU:s framtida politik.

Vi behöver samla in och behandla personuppgifter för att

• underlätta registrering och tillgång till plattformen
• ge relevant information till deltagarna om de planerade evenemangen och underlätta för dem att delta i aktiviteterna på nätet inom ramen för EU-kommissionens kontakter med allmänheten, bland annat de europeiska medborgarpanelerna och andra samarbetsformer
• kommunicera och t.ex. skicka mejl och inbjudningar (för det behöver man hantera kontaktlistor för korrespondens)
• samla resultaten av debatterna på ett enda ställe
• utbyta handlingar som gäller plattformen för kommunikations- och planeringsändamål, interna översikter av evenemang, kommunikation om kommande evenemang samt statistik
• dokumentera plattformen och publicera rapporter, meddelanden, protokoll och nyheter
• göra ljud- och videoupptagningar av talare, deltagare och organisatörer som kan komma att läggas ut på medborgarplattformen/internet/intranät i samband med verksamhet som anordnas inom ramen för medborgarnas deltagarplattform
• samla in statistik och göra analyser
• säkra plattformens funktion och underhåll.

Medborgarnas deltagarplattform är ett interaktivt webbaserat användargränssnitt som gör att privatpersoner och organisationer aktivt kan delta i plattformens aktiviteter på nätet (t.ex. anmäla sig till ett evenemang, lägga ut information om plattformen (t.ex. dagordningar och rapporter), dela och diskutera idéer och gilla eller kommentera andra användares bidrag). Plattformen är gratis och tillgänglig för alla. Alla användare, oavsett om de är registrerade eller inte, kan gå in på plattformen (IP-adress och/eller enhets ID registreras dock). Om du vill delta måste du däremot registrera dig först.

Innehållet på plattformen kan komma att behandlas av ett automatiserat system för innehållsanalys som används för att hjälpa analytiker att förstå stora mängder textmaterial och för att upptäcka potentiell desinformation och andra former av manipulation av diskussionerna. När det gäller medborgarnas deltagarplattform kommer verktyget för innehållsanalys att användas för att 

• hjälpa analytikerna att förstå innehållet på plattformen (t.ex. genom att lyfta fram nya ämnen, organisera inläggen i kategorier och förstå känslor och värderingar i texterna) så att de bland annat kan bidra till policyunderlag, opinionsanalys och statistik
• upptäcka potentiellt problematiskt innehåll som lagts ut på plattformen (bl.a. hatpropaganda, våldsam extremism samt felaktig information och andra försök att manipulera plattformen och den allmänna opinionen)
• förbättra systemet för innehållsanalys som används för att klassificera stämningar, känslor, eventuell desinformation och andra egenskaper i texten samt forskning om att hämta information från stora textmängder på många språk. 

Systemet för innehållsanalys kan bara utvärdera det innehåll som har lämnats in via medborgarnas deltagarplattform. Det omfattar bland annat pseudonymiserade svar på frågeformuläret med sociodemografiska uppgifter och annat innehåll på plattformen (inlägg, kommentarer, stöd, gillanden och röster samt tillhörande metadata som det klockslag då inlägget publicerades). Systemet kommer aldrig att samla in personuppgifter som är nödvändiga för registreringen (t.ex. för- och efternamn och e-postadress) om inte uppgifterna nämns i de kommentarer, inlägg och andra offentliga bidrag som användarna själva lämnar in. Varje användare får en unik identitetsbeteckning så att det inte ska gå att identifiera en enskild person.  

3. Vilken är den rättsliga grunden för att behandla mina personuppgifter?

1. Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i EU-institutionens eller EU-organets myndighetsutövning (artikel 5.1 a i förordning (EU) 2018/1725).  

Behandlingen av personuppgifter är också nödvändig för att underlätta driften och förvaltningen av medborgarnas deltagarplattform. 

Behandlingen utförs i enlighet med det allmänna målet i artikel 11.1 i EU-fördraget om att främja en EU-omfattande demokratisk process och föra medborgarna närmare EU och i enlighet med kraven på öppenhet och tillgänglighet i artikel 15 i EUF-fördraget. 

Ett av kommissionens mål är att främja demokratin i EU och ge människor och representativa sammanslutningar möjlighet att uttrycka och offentligt diskutera sina åsikter inom EU:s alla politikområden. Särskilt dialoger inom civilsamhället kan utvidga och stärka den europeiska demokratiska modellen genom att främja en flerspråkig demokratisk debatt, få invånarna att delta i EU:s beslutsprocess och ytterligare uppmärksamma vad EU gör för dem.  

De här målen kan bäst nås genom digitala plattformar för jämbördigt utbyte och allmänhetens deltagande i EU:s demokratiska och politiska liv. Medborgarnas deltagarplattform ska vara en plats där människor kan dela med sig av sina idéer och publicera inlägg. Den ska fungera som ett nav och som ett nytt slags forum där privatpersoner och företrädare för civilsamhället kan diskutera olika förslag. Det är en plats för att identifiera, reflektera över och bygga vidare på EU:s värden, principer och mål och skapa ett europeiskt offentligt rum där man överbryggar klyftan mellan beslutsfattare och allmänheten och utnyttjar alla möjligheter till ett meningsfullt deltagande från medborgarnas sida.

Kommunikationssatsningar som är knutna till särskilda årliga eller fleråriga kommunikationsprioriteringar som fastställts i kommissionsordförandens tal om tillståndet i unionen betraktas som uppgifter som följer av kommissionens institutionella befogenheter, i enlighet med artikel 58.2 d i Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) 2018/1046 av den 18 juli 2018 om finansiella regler för unionens allmänna budget, om ändring av förordningarna (EU) nr 1296/2013, (EU) nr 1301/2013, (EU) nr 1303/2013, (EU) nr 1304/2013, (EU) nr 1309/2013, (EU) nr 1316/2013, (EU) nr 223/2014, (EU) nr 283/2014 och beslut nr 541/2014/EU samt om upphävande av förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 (EUT L 193, 30.7.2018, s. 1). 

2. Du har gett ditt samtycke till att dina personuppgifter behandlas för ett eller flera specifika ändamål (artikel 5.1 d i förordning (EU) 2018/1725).  

För viss behandling behövs ditt samtycke. Enligt artikel 3.15 och artikel 7 i förordning (EU) 2018/1725 ska samtycket vara frivilligt, specifikt, informerat och otvetydigt. 

Samtycke krävs för 

• att registrera sig och få tillgång till medborgarnas deltagarplattform
• delta i plattformens verksamhet på nätet (t.ex. att lämna bidrag på plattformen)
• få nyhetsbrev via kommissionens verktyg för nyhetsbrev ”Newsroom” (referensnummer DPR-EC-03928).

Vi har fått ditt samtycke direkt från dig i samband med registreringen på medborgarnas deltagarplattform.

4. Vilka uppgifter samlar ni in och behandlar? 

Beroende på omständigheterna och vad du gör på plattformen kan den personuppgiftsansvariga samla in och behandla följande kategorier av uppgifter: 

1 – Uppgifter som samlas in från alla användare, oavsett om de är registrerade eller inte: nätidentifierare (IP-adress och enhets-ID) som endast samlas in i säkerhetssyfte.  

När du går in på en av kommissionens webbplatser registrerar kommissionen din IP-adress eller ID-numret på den enhet som du använder. Detta är ett viktigt tekniskt krav.  

Utan denna behandling kan du inte tekniskt ansluta dina enheter till kommissionens serverinfrastruktur och du kommer då inte in på kommissionens webbplatser. Mer information finns i registret över behandling av personuppgifter inom domänen europa.eu, DPR-EC-00083.

2 – Uppgifter som samlas in från alla registrerade användare:

Obligatoriskt

• För- och efternamn
• Smeknamn
• E-postadress 

Valfritt

• Personuppgifter som behövs i statistik- och rapporteringssyfte
• Kön
• Medborgarskap
• Åldersgrupp
• Bosättningsland
• Yrke
• Utbildnings- och yrkesbakgrund
• Om du bor i en tätort eller på landsbygden 

3 – Innehåll som publiceras av en registrerad användare (användare som är registrerade på plattformen kan alltid lämna ytterligare information som i vissa fall kan innehålla personuppgifter): 

• Åsikter och andra bidrag* som lämnats in på medborgarnas deltagarplattform
• Engagemang, räckvidd och stämning (t.ex.”gillanden” av politiska förslag, kommentarer eller bidrag från andra deltagare).  

4 – De uppgifter som behandlas via EU Login beskrivs i tillhörande registerpost (DPR-EC-03187). 

* Alla idéer, kommentarer, åsikter och inlägg från användarna av medborgarnas deltagarplattform.

Tänk på att dina uppgifter kan vara känsliga och var därför vaksam när du lämnar in ett bidrag till medborgarnas deltagarplattform.

Observera att kommissionen inte begär eller förväntar sig att användarna av medborgarnas deltagarplattform lämnar särskilda kategorier av uppgifter enligt artikel 10.1 i förordning 2018/1725 (som är ”personuppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse eller medlemskap i fackförening och genetiska uppgifter, biometriska uppgifter för att entydigt identifiera en fysisk person, uppgifter om hälsa eller uppgifter om en fysisk persons sexualliv eller sexuella läggning”). På grund av karaktären på den verksamhet som bedrivs på medborgarnas deltagarplattform kan de bidrag du lämnar via plattformen ta upp ämnen som direkt eller indirekt avslöjar uppgifter om dig när det gäller hälsa, politisk, filosofisk eller religiös övertygelse, politisk tillhörighet, sexualliv eller sexuell läggning, ras eller etniskt ursprung eller medlemskap i en fackförening. Om du lämnar denna typ av personuppgifter är det ditt eget ansvar.

I så fall är behandlingen inte förbjuden, eftersom du har lämnat ditt bidrag frivilligt och dina personuppgifter behandlas på grundval av ditt uttryckliga samtycke och det är nödvändigt av hänsyn till ett väsentligt allmänintresse, på grundval av EU-rätten (avsnitt 3.1). Behandlingen ska stå i proportion till det eftersträvade målet, respektera det väsentliga innehållet i rätten till uppgiftsskydd och föreskriva lämpliga och specifika åtgärder för att skydda dina grundläggande rättigheter och intressen i enlighet med artikel 10.2 a och e i förordning 2018/1725.

5. Hur länge sparas uppgifterna?

Den personuppgiftsansvariga sparar dina personuppgifter bara så länge som krävs för att uppfylla syftet med uppgifternas insamling och behandling, dvs. tills du begär att bli borttagen från sändlistan. 

1 – Personuppgifter som är nödvändiga för driften och förvaltningen av medborgarnas deltagarplattform

De personuppgifter som samlas in i samband med registreringen och lämnas in på plattformen sparas i högst två år efter plattformens sista verksamhetsdag och överförs sedan till kommissionens historiska arkiv.

2 – Rapporter och skriftliga och elektroniska protokoll, inklusive Ares-protokoll, som sparas av generaldirektorat för kommunikation

Alla handlingar i pappersform och elektronisk form som rör daglig korrespondens och inbjudningar att lämna förslag och/eller anmäla intresse tillsammans med de tillhörande avtals- och finansieringshandlingarna samt rapporter som innehåller sammanställda uppgifter arkiveras i enlighet med den gemensamma bevarandeförteckningen för kommissionens akter (SEC(2019) 900/2) och sparas under generalsekretariatets ansvar i Ares (Advanced Records System) i tio år med tillämpning av stickprovs- och urvalsmetoder (se DPR-EC-3871 – Hantering av kommissionens arkiv).

6. Hur skyddas uppgifterna?

Alla personuppgifter i elektroniskt format (t.ex. mejl, dokument, databaser och uppladdade data) sparas på kommissionens egna servrar eller hos en underleverantör. All behandling måste uppfylla kraven i kommissionens beslut (EU, Euratom) 2017/46 av den 10 januari 2017 om säkerheten i Europeiska kommissionens kommunikations- och informationssystem. 

Kommissionens underleverantörer måste följa en särskild avtalsbestämmelse när de behandlar personuppgifter på uppdrag av kommissionen. De måste också uppfylla sekretesskraven i den allmänna dataskyddsförordningen, dvs. Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 av den 27 april 2016 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter (GDPR). 

Kommissionen skyddar dina personuppgifter med olika tekniska och organisatoriska åtgärder. De tekniska åtgärderna går ut på att hantera säkerhetsrisker på nätet och risken för dataförlust, ändring av uppgifter eller obehörig åtkomst, med hänsyn till den risk som behandlingen innebär och de personuppgifter som behandlas. De organisatoriska åtgärderna ska se till att endast behöriga personer med ett legitimt behov av att ta del av uppgifterna får tillgång till dem. 

7. Vem har tillgång till mina uppgifter och vem får se dem?

Endast behörig personal vid EU-institutionerna och deras underleverantörer som behandlar eller behöver uppgifterna har tillgång till dem. Personalen måste följa regler och eventuella sekretessavtal. 

Behörig personal vid EU-kommissionens avdelningar som arbetar med medborgarnas deltagarplattform har tillgång till personuppgifter som samlats in via plattformen för att driva plattformen och för att följa upp verksamheten (t.ex. för rapporter, opinionsanalys, forskning och arkivering). Det kan omfatta registreringsuppgifter, nätidentifierare, sociodemografiska data och alla bidrag som skickats in till plattformen. Uppgifterna är dock endast tillgängliga för dem som behöver dem, särskilt följande grupper: 

• Kommissionens it-team kommer att ha tillgång till de uppgifter som är absolut nödvändiga för att ge lämpligt tekniskt och logistiskt stöd (t.ex. helpdesk, hantering av användarrättigheter och underhåll av plattformen).
• Moderatorer och administratörer kommer att ha tillgång till ditt namn och din e-postadress som du uppger vid registreringen.
• Behörig personal vid det gemensamma forskningscentrumet kommer att ha tillgång till pseudonymiserade sociodemografiska uppgifter uteslutande för forskning och opinionsanalys.
• Behörig personal hos kommissionens personuppgiftsbiträden (bland andra externa uppdragstagare) kan få de personuppgifter som de behöver för att ge nödvändigt logistiskt och organisatoriskt stöd (t.ex. tekniskt underhåll av plattformen) och för att fullgöra andra skyldigheter i avtalen med kommissionen. Det kan omfatta registreringsuppgifter, nätidentifierare och alla bidrag som skickats in under behandlingen.
• Allmänheten kommer att ha tillgång till den information på medborgarnas deltagarplattform som är offentlig.  

Enligt artikel 3.13 i förordning (EU) 2018/1725 ska myndigheter (t.ex. revisionsrätten och EU-domstolen) som tar emot personuppgifter i samband med ett visst uppdrag i enlighet med EU-rätt eller nationell rätt inte betraktas som mottagare. Myndigheternas behandling av dessa uppgifter ska vara förenlig med tillämpliga bestämmelser för dataskydd beroende på behandlingens syfte. 

Behörig kommissionspersonal som behandlar eller behöver uppgifterna har tillgång till dem. Personalen måste följa regler och eventuella sekretessavtal. 

Vi lämnar inte ut några uppgifter till utomstående, utom i den mån och i de fall vi är skyldiga att göra det enligt lag. 

8. Vilka rättigheter har jag och hur kan jag utöva dem? 

Enligt kapitel III (artiklarna 14–25) i förordning (EU) 2018/1725 har du som registrerad särskilda rättigheter. För den här behandlingen har du rätt att 

• få tillgång till dina personuppgifter (artikel 17)
• få dina personuppgifter rättade om de är felaktiga eller ofullständiga (artikel 18)
• få dina personuppgifter raderade (artikel 19)
• i tillämpliga fall, få begränsa behandlingen av dina personuppgifter (artikel 20)
• flytta uppgifterna (dataportabilitet, artikel 22).
• invända mot att dina personuppgifter behandlas i enlighet med artikel 5.1 a. 

Du kan när som helst dra tillbaka ditt samtycke till att enhet COMM.B.3 vid generaldirektoratet för kommunikation behandlar dina personuppgifter genom att anmäla detta till den personuppgiftsansvariga. Det påverkar dock inte lagligheten i den behandling som utförs innan du återkallar ditt samtycke.

Kontakta vid behov den personuppgiftsansvariga. Vid en eventuell konflikt kan du vända dig till kommissionens dataskyddsombud eller Europeiska datatillsynsmannen. (se kontaktuppgifter i punkt 9).

Förklara vilken behandling det gäller genom att ange referensnumret i dataskyddsombudets register (se punkt 10).

9. Vem kan jag kontakta?

• Personuppgiftsansvarig

Om du vill utöva dina rättigheter enligt förordning (EU) 2018/1725 eller om du har kommentarer, frågor eller klagomål om hur dina personuppgifter samlas in och behandlas kan du kontakta den personuppgiftsansvariga enheten COMM.B.3 vid EU-kommissionens generaldirektorat för kommunikation (COMM-CITIZENS-ENGAGEMENT-DATA-PROTECTIONec [dot] europa [dot] eu (COMM-CITIZENS-ENGAGEMENT-DATA-PROTECTION[at]ec[dot]europa[dot]eu)).

• Kommissionens dataskyddsombud

Om du har frågor om hur dina personuppgifter behandlas enligt förordning (EU) 2018/1725 kan du kontakta kommissionens dataskyddsombud (DATA-PROTECTION-OFFICERec [dot] europa [dot] eu (DATA-PROTECTION-OFFICER[at]ec[dot]europa[dot]eu)).

• Europeiska datatillsynsmannen

Om du anser att dina rättigheter enligt förordning (EU) 2018/1725 har kränkts till följd av den personuppgiftsansvarigas behandling av dina personuppgifter kan du lämna in ett klagomål till Europeiska datatillsynsmannen (edpsedps [dot] europa [dot] eu (edps[at]edps[dot]europa[dot]eu)).

10. Var hittar jag mer information?

Kommissionens dataskyddsombud för ett offentligt register över all verksamhet där personuppgifter behandlas. Adress till registret: http://ec.europa.eu/dpo-register

Den behandling av personuppgifter som avses i det här meddelandet har registrerats hos dataskyddsombudet med referensnumret DPR-EC-23208.