Varstvo osebnih podatkov

Ta izjava o varstvu osebnih podatkov vsebuje informacije o obdelavi osebnih podatkov in njihovem varstvu.

Postopek obdelave: Platforma za udejstvovanje državljanov

Upravljavec podatkov: Evropska komisija, Generalni direktorat za komuniciranje, 

enota COMM.B.3

Referenčna oznaka:  DPR-EC-23208

1. Uvod

Evropska komisija (v nadaljnjem besedilu: Komisija) je zavezana varstvu vaših osebnih podatkov in spoštovanju vaše zasebnosti. Komisija zbira in nadalje obdeluje osebne podatke v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 23. oktobra 2018 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije in o prostem pretoku takih podatkov (ki razveljavlja Uredbo (ES) št. 45/2001).

Ta izjava o varstvu osebnih podatkov pojasnjuje, zakaj vaše osebne podatke obdelujemo, kako vse predložene osebne podatke zbiramo, z njimi ravnamo in jih varujemo ter kako jih uporabljamo in katere pravice imate glede svojih osebnih podatkov. V njej so navedeni tudi kontaktni podatki odgovornega upravljavca podatkov, pri katerem lahko uveljavite svoje pravice, pooblaščene osebe za varstvo podatkov in Evropskega nadzornika za varstvo podatkov.

Ta izjava o varstvu osebnih podatkov se nanaša na osebne podatke, ki jih obdeluje Komisija pri upravljanju platforme za udejstvovanje državljanov, za katero skrbijo enota COMM.B.3 Generalnega direktorata Evropske komisije za komuniciranje in enote, ki so v pristojnih službah Komisije pristojne za obdelavo podatkov v zvezi s platformo za udejstvovanje državljanov.

2. Zakaj in kako obdelujemo vaše osebne podatke

Namen obdelave osebnih podatkov je olajšati delovanje in upravljanje platforme za udejstvovanje državljanov. Platforma za udejstvovanje državljanov je pobuda Evropske komisije, ki združuje državljane iz vse Evrope v skupni razpravi o prihodnjih politikah Evropske unije.

Konkretneje sta zbiranje in obdelava podatkov potrebna za:

• olajšanje postopka registracije in lažji dostop do platforme za udejstvovanje državljanov;
• zagotavljanje relevantnih informacij udeležencem o načrtovanih dogodkih in lažje sodelovanje v spletnih dejavnostih, organiziranih v okviru interakcije Evropske komisije z državljani, na primer v obliki evropskih državljanskih forumov in drugih oblikah interakcije;
• komunikacijske dejavnosti, kot je pošiljanje elektronskih sporočil in vabil (za kar je treba voditi sezname kontaktnih podatkov za korespondenco);
• zbiranje rezultatov razprav na enem mestu;
• izmenjavo dokumentov v zvezi s platformo za udejstvovanje državljanov za namene komuniciranja in načrtovanja, interni pregled dogodkov, obveščanje o prihodnjih dogodkih in statistiko;
• pripravo dokumentacije o platformi za udejstvovanje državljanov, objavo poročil, obvestil, postopkov in novic;
• dokumentiranje avdio- in videoposnetkov govorcev, udeležencev in organizatorjev, ki se lahko objavijo na platformi za udejstvovanje državljanov, internetu ali intranetu v povezavi z dejavnostmi v okviru platforme za udejstvovanje državljanov;
• statistične in analitične namene;
• varno delovanje in vzdrževanje platforme za udejstvovanje državljanov.

Platforma za udejstvovanje državljanov je interaktivni spletni uporabniški vmesnik, ki državljanom in organizacijam omogoča aktivno sodelovanje v spletnih dejavnostih platforme (npr. prijava na dogodek, objava informacij o platformi – dnevni redi, poročila itd., predložitev idej in razprava o njih, izražanje podpore prispevkom drugih uporabnikov in komentiranje teh prispevkov). Platforma za udejstvovanje državljanov je brezplačna in javno dostopna. Dostop do platforme za udejstvovanje državljanov in iskanje po njej je omogočeno vsem uporabnikom (registriranim ali neregistriranim). Za uporabo spletišča se zahteva naslov IP in/ali identifikacijska oznaka naprave. Za oddajo prispevka na platformi je potrebna predhodna registracija.

Obdelavo vsebine, ki je na voljo na platformi, lahko izvede avtomatizirani sistem za analizo vsebine, ki ga za razumevanje velikih količin vnosa besedil uporabljajo analitiki. Sistem je namenjen tudi za odkrivanje morebitnih dezinformacij in drugih oblik manipulacije razprav. Orodje za analizo vsebine se bo v okviru platforme za udejstvovanje državljanov uporabljalo za: 

• pomoč analitikom pri razumevanju vsebin, objavljenih na platformi (npr. izpostavljanje aktualnih tem, razvrščanje prispevkov v kategorije, razumevanje čustev in vrednot, izraženih v besedilu), za namen generiranja rezultatov raziskav politik in mnenjskih raziskav ter pripravo statističnih podatkov;
• odkrivanje in označevanje potencialno problematičnih vsebin, objavljenih na platformi za udejstvovanje državljanov (vključno z morebitnimi napačnimi informacijami in drugimi poskusi manipulacije razprav in javnega mnenja na platformi ter raziskovanjem za odkrivanje sovražnega govora in nasilnega ekstremizma);
• usposabljanje in izboljšanje učinkovitosti sistema za analizo vsebin, ki se uporablja za razvrščanje razpoloženja, čustev, potencialnih dezinformacij in drugih značilnosti besedila, vključno z raziskovanjem za namen pridobivanja informacij iz obsežnih količin besedila v različnih jezikih. 

Sistem za analizo vsebine bo ocenil samo vsebino, predloženo prek platforme za udejstvovanje državljanov. To bo zajemalo psevdonimizirane odgovore na sociodemografski vprašalnik in drugo vsebino (objave, komentarji, izrazi podpore, všečki, glasovanja), predloženo na platformi (vključno s povezanimi metapodatki, kot je čas vnosa). Opozoriti je treba, da sistem nikakor ne zbira osebnih podatkov, potrebnih za registracijo (npr. ime, priimek, elektronski naslov), razen če jih uporabniki sami izrecno navedejo v komentarjih, objavah in drugih javno objavljenih prispevkih. Vsakemu uporabniku se dodeli enolični identifikator, da se prepreči identifikacija posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo.  

3. Na kateri pravni podlagi obdelujemo vaše osebne podatke

1) Obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene instituciji ali organu Unije (člen 5(1)(a) Uredbe (EU) 2018/1725).  

Obdelava osebnih podatkov je potrebna, da se omogoči lažje delovanje in upravljanje platforme za udejstvovanje državljanov. 

To je v skladu s splošnim ciljem člena 11(1) PEU, ki je spodbujanje velikih vseevropskih demokratičnih projektov in približevanje državljanov Evropski uniji, ter v skladu z obveznostmi glede odprtosti, preglednosti in dostopnosti iz člena 15 PDEU. 

Eden od ciljev Komisije je spodbujati evropsko demokracijo ter državljanom in predstavniškim združenjem omogočiti izražanje in javno izmenjavo mnenj o vseh področjih delovanja Unije. Dialogi s civilno družbo na horizontalni ravni lahko razširijo in okrepijo evropski model demokracije s spodbujanjem večjezične demokratične razprave in sodelovanja državljanov v postopku odločanja Unije ter povečanjem prepoznavnosti prispevka Unije za državljane.  

Te cilje lahko najlaže dosežemo s spletnimi platformami, ki omogočajo horizontalno izmenjavo in udeležbo državljanov v demokratičnih in političnih dejavnostih Unije. Platforma za udejstvovanje državljanov je prostor, v katerem lahko državljani izmenjujejo svoje ideje in objavljajo svoje prispevke. Platforma je vozlišče in nova oblika javnega foruma različnih deležnikov, ki je najprimernejši za izmenjavo predlogov za državljane in civilno družbo. Predstavlja prostor, v katerem lahko uporabniki opredelijo vrednote, načela in cilje evropskega projekta, o njih razmislijo in jih nadgradijo ter tako ustvarijo evropski javni prostor, ki bo pomagal zapolniti vrzel med snovalci politik in državljani ter državljanom omogočil smiselno sodelovanje.

Ukrepi komuniciranja, povezani s specifičnimi letnimi ali večletnimi prednostnimi nalogami iz govora predsednice Komisije o stanju v Uniji, se štejejo za naloge, ki izhajajo iz pooblastil Komisije na institucionalni ravni, kot je določeno v členu 58(2)(d) Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 18. julija 2018 o finančnih pravilih, ki se uporabljajo za splošni proračun Unije, ter o spremembi uredb (EU) št. 1296/2013, (EU) št. 1301/2013, (EU) št. 1303/2013, (EU) št. 1304/2013, (EU) št. 1309/2013, (EU) št. 1316/2013, (EU) št. 223/ 2014, (EU) št. 283/2014 in Sklepa št. 541/2014/EU ter razveljavitvi Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 (UL L 193, 30.7.2018, str. 1). 

2) Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo svojih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov (člen 5(1)(d) Uredbe (EU) 2018/1725).  

Za specifične dejavnosti obdelave je potrebna privolitev posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki. V skladu s členom 3(15) in členom 7 Uredbe (EU) 2018/1725 mora biti privolitev prostovoljna, izrecna, informirana in nedvoumna. 

Vaša privolitev je potrebna za: 

• registracijo in dostop do platforme za udejstvovanje državljanov;
• sodelovanje v spletnih dejavnostih platforme za udejstvovanje državljanov (npr. predložitev prispevkov na platformi za udejstvovanje državljanov);
• prejemanje biltena prek orodja Komisije za obveščanje „Newsroom“ (referenčna oznaka  DPR-EC-03928)

Privolitev smo pridobili neposredno od vas med registracijo na platformi za udejstvovanje državljanov.

4. Katere osebne podatke zbiramo in nadalje obdelujemo 

Upravljavec podatkov lahko glede na okoliščine in dejavnosti na platformi zbira in nadalje obdeluje naslednje kategorije podatkov: 

1) Podatki, ki se zbirajo o vseh uporabnikih (registriranih ali neregistriranih): spletni identifikatorji (naslov IP in identifikacijska oznaka naprave), samo v varnostne namene.  

Ko se povežete s spletiščem Evropske komisije, Komisija kot bistveno tehnično zahtevo prejme naslov IP ali identifikacijsko oznako naprave, s katero dostopate do spletišča.  

Brez obdelave teh podatkov ne bi bilo mogoče vzpostaviti tehnične povezave med vašimi napravami in strežniško infrastrukturo, ki jo vzdržuje Evropska komisija, in tako tudi ne bi imeli dostopa do spletišč Evropske komisije. Več informacij je na voljo v evidenci obdelave osebnih podatkov DPR-EC-00083 znotraj domene europa.eu.

2) Podatki, ki se zbirajo o vseh registriranih uporabnikih:

Obvezno

• ime in priimek
• vzdevek
• e-naslov 

Neobvezno

• osebni podatki, potrebni za statistične namene in namene poročanja
• spol
• državljanstvo
• starostna skupina
• država prebivališča
• poklic
• izobrazba in poklicne izkušnje
• urbano ali podeželsko območje 

3) Vsebina, ki jo objavi registrirani uporabnik (registrirani uporabniki platforme lahko v vsakem primeru zagotovijo dodatne informacije, od katerih lahko nekatere vsebujejo osebne podatke): 

• mnenja in drugi prispevki*, predloženi na platformi za udejstvovanje državljanov
• angažma, doseg in razpoloženje (npr. „všečki“ predlogov politik, komentarjev ali prispevkov drugih udeležencev)  

4) Kategorije podatkov, ki se obdelujejo v aplikaciji EU Login (IAMS), so opisane v evidenci o varstvu podatkov z oznako DPR-EC-03187. 

* Za ta postopek obdelave prispevki vključujejo vse ideje, komentarje, mnenja in objave, ki jih predložijo uporabniki platforme za udejstvovanje državljanov.

Zaradi morebitne občutljivosti podatkov vas pozivamo k previdnosti pri objavi prispevkov na platformi za udejstvovanje državljanov.

Komisija ne zahteva in ne pričakuje, da bodo uporabniki platforme za udejstvovanje državljanov vključili (i) posebne kategorije podatkov v skladu s členom 10(1) Uredbe 2018/1725 (tj. osebne podatke, ki razkrivajo rasno ali etnično poreklo, politična mnenja, verska ali filozofska prepričanja ali članstvo v sindikatu, in obdelavo genskih podatkov, biometričnih podatkov za namene edinstvene identifikacije fizične osebe, podatkov v zvezi z zdravjem ali podatkov o spolnem življenju ali spolni usmerjenosti fizične osebe). Vendar lahko zaradi narave dejavnosti na platformi za udejstvovanje državljanov prispevki, ki jih objavite na platformi, obravnavajo področja in teme, ki neposredno ali posredno razkrivajo informacije o vašem zdravju, političnem, filozofskem ali verskem prepričanju, politični pripadnosti, spolnem življenju ali spolni usmerjenosti, rasnem ali etničnem poreklu ali članstvu v sindikatu. Za vključitev tovrstnih osebnih podatkov je odgovoren udeleženec.

V tem primeru obdelava ni prepovedana, saj so prispevki prostovoljni, osebni podatki pa se obdelujejo na podlagi vaše izrecne privolitve in je to potrebno zaradi javnega interesa, in sicer na podlagi prava Unije (razdelek 3.1), ki je sorazmerno z zastavljenim ciljem, spoštuje bistvo pravice do varstva podatkov ter zagotavlja ustrezne in specifične ukrepe za varstvo temeljnih pravic in interesov v skladu s členom 10(2)(a) in (e) Uredbe 2018/1725.

5. Kako dolgo hranimo vaše osebne podatke

Upravljavec podatkov hrani vaše osebne podatke toliko časa, kolikor je potrebno za izpolnitev namena zbiranja, torej dokler se ne odjavite z e-poštnega seznama. 

1) Osebni podatki, ki so potrebni za delovanje in upravljanje platforme za udejstvovanje državljanov

Osebni podatki, zbrani za namen registracije in predloženi v času trajanja platforme, se hranijo največ 2 (dve) leti po zadnjem dnevu dejavnosti platforme za udejstvovanje državljanov. Podatki se nato prenesejo v zgodovinski arhiv Komisije.

2) Poročila, dokumenti v papirni obliki in elektronski zapisi, vključno z evidenco ARES, ki jo vodi GD COMM

Vsi zapisi na papirju in v elektronski obliki, ki zadevajo vsakodnevno korespondenco, razpise za zbiranje predlogov in/ali razpise za prijavo interesa skupaj s pogodbenimi/finančnimi spisi, nastalimi v njihovem okviru, in poročila z zbirnimi podatki se arhivirajo v skladu s skupnim seznamom hrambe na ravni Komisije (SEC(2019) 900/2) in shranijo v sistemu ARES (Advanced Records System) pod odgovornostjo generalnega sekretariata (gl. evidenco z oznako DPR-EC-3871 – Upravljanje arhivov Evropske komisije ) za obdobje 10 (desetih) let z uporabo tehnik vzorčenja in izbire.

6. Kako varujemo vaše osebne podatke

Vsi osebni podatki v elektronski obliki (e-pošta, dokumenti, zbirke podatkov, naložene serije podatkov itd.) se shranjujejo na strežnikih Komisije in njenih pogodbenih izvajalcev. Za obdelavo podatkov se uporablja Sklep Komisije (EU, Euratom) 2017/46 z dne 10. januarja 2017 o varnosti komunikacijskih in informacijskih sistemov v Evropski komisiji. 

Pogodbene izvajalce Komisije zavezujejo specifična pogodbena klavzula, ki velja za vse postopke obdelave podatkov v imenu Komisije, in obveznosti glede zaupnosti, ki izhajajo iz Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov. 

Za varovanje vaših osebnih podatkov je Komisija uvedla več tehničnih in organizacijskih ukrepov. Tehnični ukrepi vključujejo ustrezne ukrepe za zagotovitev spletne varnosti, za zaščito pred izgubo ali spremembo podatkov ali nepooblaščenim dostopom, pri čemer se upoštevata tveganje, ki ga pomeni obdelava, in narava osebnih podatkov, ki se obdelujejo. Organizacijski ukrepi vključujejo omejitev dostopa do osebnih podatkov zgolj na pooblaščene osebe z legitimno potrebo po seznanitvi za namene tega postopka obdelave podatkov. 

7. Kdo ima dostop do vaših osebnih podatkov in komu se razkrijejo

Dostop do vaših osebnih podatkov ima pooblaščeno osebje Evropske komisije in njeni pogodbeni izvajalci, ki so odgovorni za ta postopek obdelave v skladu z načelom potrebe po seznanitvi. To osebje zavezujejo zakonsko določeni in po potrebi dodatni sporazumi o varovanju zaupnih podatkov. 

Dostop do osebnih podatkov, zbranih prek platforme za udejstvovanje državljanov za namen delovanja in optimalnega upravljanja platforme ter za nadaljnje ukrepe, ki bi bili lahko potrebni za nadaljnjo obdelavo (npr. priprava poročil, izvajanje raziskav o analizi javnega mnenja in/arhiviranju), ima pooblaščeno osebje služb Evropske komisije, ki sodelujejo pri platformi za udejstvovanje državljanov. To lahko vključuje podatke o registraciji, spletne identifikatorje, socialno-demografske podatke in vse prispevke, objavljene na platformi. Vendar je treba poudariti, da so podatki dostopni le na podlagi potrebe po seznanitvi, in sicer: 

• Ekipa Komisije za IT ima dostop do podatkov, ki so nujno potrebni za zagotavljanje ustrezne tehnične in logistične podpore (npr. služba za pomoč uporabnikom, upravljanje pravic dostopa, vzdrževanje platforme).
• Moderatorji in skrbniki imajo dostop do polnega imena in elektronskega naslova, ki ju ob registraciji navede uporabnik.
• Psevdonimizirani socialno-demografski podatki, ki jih zagotovijo uporabniki, so na voljo pooblaščenemu osebju Skupnega raziskovalnega središča izključno za analizo raziskav in mnenj.
• Pooblaščenim uslužbencem obdelovalcev podatkov Komisije (vključno z zunanjimi pogodbeniki) se omogoči dostop do podatkov, ki so pomembni za zagotavljanje ustrezne logistične in organizacijske podpore (npr. tehnično vzdrževanje platforme) ter za izvajanje drugih obveznosti, določenih v dogovoru med zunanjimi obdelovalci in Komisijo. To lahko vključuje podatke o registraciji, spletne identifikatorje in vse prispevke, predložene med obdelavo.
• Dostop do javnih informacij na platformi za udejstvovanje državljanov ima tudi širša javnost.  

V skladu s členom 3(13) Uredbe (EU) 2018/1725 javni organi (npr. Računsko sodišče, Sodišče EU), ki lahko prejmejo osebne podatke v okviru posamezne poizvedbe v skladu s pravom Unije ali pravom države članice, ne veljajo za uporabnike osebnih podatkov. Obdelava teh podatkov s strani teh javnih organov poteka v skladu z veljavnimi pravili o varstvu podatkov v skladu z namenom obdelave. 

Dostop do vaših osebnih podatkov ima osebje Komisije, odgovorno za njihovo obdelavo, ter pooblaščeno osebje v skladu z načelom potrebe po seznanitvi. To osebje zavezujejo zakonsko določeni in po potrebi dodatni sporazumi o varovanju zaupnih podatkov. 

Informacij, ki jih zbiramo, ne bomo posredovali tretjim osebam, razen v obsegu in za namene, zahtevane z zakonom. 

8. Katere pravice imate in kako jih lahko uveljavljate 

Kot posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, imate specifične pravice v skladu s poglavjem III (členi 14–25) Uredbe (EU) 2018/1725. Kar zadeva ta postopek obdelave, lahko uveljavljate naslednje pravice: 

• pravica do dostopa do osebnih podatkov (člen 17 Uredbe (EU) 2018/1725);
• pravica do popravka, če so vaši osebni podatki netočni ali nepopolni (člen 18 Uredbe (EU) 2018/1725);
• pravica do izbrisa osebnih podatkov (člen 19 Uredbe (EU) 2018/1725);
• če je ustrezno, pravica do omejitve obdelave osebnih podatkov (člen 20 Uredbe (EU) 2018/1725);
• pravica do prenosljivosti podatkov (člen 22 Uredbe (EU) 2018/1725);
• pravica nasprotovati obdelavi osebnih podatkov, ki se zakonito izvaja v skladu s členom 5(1)(a). 

Če ste za ta postopek obdelave dali privolitev enoti COMM.B.3 Generalnega direktorata za komuniciranje, jo lahko kadar koli prekličete tako, da o tem uradno obvestite upravljavca podatkov. Preklic ne bo vplival na zakonitost obdelave, izvedene pred preklicem privolitve.

Za uveljavljanje svojih pravic se obrnite na upravljavca podatkov ali v primeru spora na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov. Po potrebi se lahko obrnete tudi na Evropskega nadzornika za varstvo podatkov. Njihovi kontaktni podatki so navedeni v razdelku 9.

Če želite uveljavljati svoje pravice v enem ali več specifičnih postopkih obdelave podatkov, te jasno navedite v svojem zahtevku (tj. navedite referenčno oznako, kot je navedena v razdelku 10).

9. Kontaktni podatki

• Upravljavec podatkov

Za uveljavljanje svojih pravic v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 ali za vprašanja, pripombe, pomisleke ali pritožbe v zvezi z zbiranjem in uporabo vaših osebnih podatkov se prek spodnjih kontaktnih podatkov obrnite na upravljavca podatkov, in sicer enoto COMM.B.3 Generalnega direktorata Evropske komisije za komuniciranje (COMM-CITIZENS-ENGAGEMENT-DATA-PROTECTIONec [dot] europa [dot] eu (COMM-CITIZENS-ENGAGEMENT-DATA-PROTECTION[at]ec[dot]europa[dot]eu)).

• Pooblaščena oseba za varstvo podatkov pri Komisiji

Za vprašanja v zvezi z obdelavo osebnih podatkov v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 se lahko obrnete na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov (DATA-PROTECTION-OFFICERec [dot] europa [dot] eu (DATA-PROTECTION-OFFICER[at]ec[dot]europa[dot]eu)).

• Evropski nadzornik za varstvo podatkov

Če menite, da je upravljavec podatkov z obdelavo vaših osebnih podatkov kršil vaše pravice iz Uredbe (EU) 2018/1725, se lahko pritožite pri Evropskem nadzorniku za varstvo podatkov (edpsedps [dot] europa [dot] eu (edps[at]edps[dot]europa[dot]eu)).

10. Kje lahko najdete podrobnejše informacije

Pooblaščena oseba za varstvo podatkov pri Komisiji vodi register vseh dokumentiranih in priglašenih postopkov obdelave osebnih podatkov, ki jih izvaja Komisija. Dostop do registra: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Ta postopek obdelave podatkov se v registru pooblaščene osebe za varstvo podatkov vodi pod referenčno oznako: DPR-EC-23208.